综合档案馆业务建设规范

湖北省国家综合档案馆业务建设规范

（1989年7月印发，2011年7月修订）

为了加强全省国家综合档案馆（以下简称“档案馆”）业务建设，提高档案馆业务工作规范化、科学化、现代化管理水平，更好地为经济社会发展服务，根据《中华人民共和国档案法》、《档案馆工作通则》和国家有关档案工作规范标准的规定，结合湖北省实际，制定本规范。

一、档案馆的职责任务

各级档案馆应按照“建立覆盖人民群众的档案资源体系、方便人民群众的档案利用体系、确保档案安全保密的档案安全体系”的要求，加强档案安全保管基地、爱国主义教育基地、档案信息利用中心、政府公开信息查阅中心和电子档案（文件）中心“档案馆五位一体”功能建设，进一步丰富馆藏资源，方便人民群众利用，积极为经济社会发展服务。

各级档案馆的任务是：

（一）认真贯彻落实党和国家关于档案馆工作的方针、政策和法律、法规，贯彻执行上级档案行政管理部门制定的业务规范和技术标准。

（二）根据国家法律法规的规定，结合本馆实际，制定并组织实施各项管理制度。

（三）按照“统一领导、分级管理”的原则，接收和征集本辖区内属于收集范围的档案、资料和政府公开信息，对档案移交进馆工作进行检查指导。

（四）运用科学手段保管档案，确保馆藏档案实体和信息安全。

（五）开展馆藏档案数字化和电子文件的收集与备份工作。整合档案资源，逐步建立存储数字化、传输网络化、服务信息化的数字档案馆。

（六）依法做好档案保密、鉴定、开放和利用服务工作。按照法律法规规定的程序和方法，向社会公布本级权限范围内的档案，开展政府公开信息查阅服务。积极开发档案信息资源，开展档案编研出版和陈列展览工作，发挥爱国主义教育基地作用。

（七）办理上级领导机关交办的其它工作。

二、主要制度

档案馆应制定岗位责任制、档案收集范围、档案接收办法、档案征集办法、库房管理、安全保密、档案统计、鉴定销毁、档案开放和利用、档案安全管理应急预案等制度。

三、馆库及设施设备建设

（一）馆库建设

档案馆建设应符合《档案馆建设标准》（建标103）、《档案馆建筑设计规范》（JGJ 25）的要求，坚持健全功能、利于管理、方便利用的原则，力求节俭、实用、美观。

1、档案馆选址应在交通方便、城市公共设施比较完备、周边建筑安全无污染、有利于档案安全保管、方便公众利用档案的地域。

2、档案馆设计应符合国家标准的规定和发挥五项功能的要求。档案库房区、对外服务区、业务技术区和办公区实行“四区分开”，合理布局。

3、档案馆建筑各项技术指标应达到国家规定的要求。

4、档案特藏库建设应贯彻展藏结合、以藏为主的原则，为重要和珍贵档案提供更好的保管条件。

（二）设施设备

1、档案馆应配备符合国家消防安全标准的消防设施设备。库房和计算机房应配置感温感烟消防报警系统,不宜采用水消防。

2、档案馆应安装红外线自动报警和视频监视录像等安全监视系统。库房、档案技术处理和阅档区等场所应进行24小时录像监视，录像信息至少保存1个月。库房和计算机房应安装门禁系统。

3、档案馆应配置密集架或铁皮柜、防磁柜、目录柜等标准档案装具，计算机、内部局域网络及专用软件、刻录机、扫描仪、复印机、照相机、录音设备、音像档案播放器材等基本设施设备。库房应配置温湿度自动记录仪、空调机、除湿机等温湿度调控设施。电器设备应安放在距档案柜架2米以外处。

四、档案的接收与征集

（一）接收档案

1、接收范围。档案馆应根据分级管理的原则，接收本辖区内相关机构和组织形成的对国家和社会具有保存价值的各种门类和载体的档案资料。包括：中华人民共和国成立前，中国共产党本级机关及其派出机构形成的档案资料；本地区旧政权机关、团体、社会组织及企事业单位形成的档案。中华人民共和国成立后，本级机关、团体、社会组织及其他单位形成的档案资料；撤销机构、破产国有企业的档案；上级重要领导来本地开展工作形成的档案资料；本级重大活动、突发事件形成的档案资料。

县（市、区）级档案馆同时接收乡镇、街道办事处机关形成的档案资料。

其他机构、组织和个人形成的对国家和社会具有保存价值的档案，档案馆认为必要的，可以协商接收进馆。

2、进馆时限。省和市、州级档案馆接收立档单位形成之日起满20年的永久、长期或30年保管期限的档案；县（市、区）级档案馆接收立档单位形成之日起满10年的永久、长期或30年保管期限的档案。国家另有规定的从其规定。

属于进馆范围的立档单位不具备安全保管条件的，档案可以提前接收。个别单位利用和变更频繁的专业档案，经省以上档案行政管理部门同意可以延期移交。

3、进馆质量要求。传统立卷方法整理的文书档案应符合《文书档案案卷格式》（GB/T 9705）的规定；立卷改革后以件为单位整理的文书档案应符合《归档文件整理规则》（DA/T 22）、《湖北省归档文件整理实施细则》（鄂档规〔2011〕7号）的规定。科技档案应符合《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822）的规定。会计档案应符合《会计档案管理办法》、《会计档案案卷格式》（DA/T 39）的规定。各种专业档案应符合国家档案局及国家专业主管机关制定的相关规定。照片档案应符合《照片档案管理规范》（GB/T 11821）和《湖北省照片档案规范管理指导意见》(鄂档规〔2011〕2号)的规定。电子档案应符合《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894）的规定。印章等实物档案应符合国家相关规范标准的规定。

档案馆在接收档案的同时应接收与移交档案相对应的组织沿革、全宗介绍、档案业务工作制度等全宗卷材料和相关检索工具及编研资料。

4、接收手续。移交方按规定完成档案整理、编目，对电子档案进行真实性、完整性、有效性审核，对涉密档案进行解密鉴定，向档案馆提出移交档案申请。档案馆组织对拟移交档案进行质量检查，对电子档案进行技术检测。档案运抵档案馆，交接双方根据移交目录清点核对档案资料，在《档案交接文据》（格式见附件1）上签名盖章。

（二）征集档案

档案馆应积极开展档案征集工作。重大征集活动应按专题组织，编制工作计划，严格审批程序，增强征集档案的针对性和系统性。

1、征集范围。反映本地区各个历史时期发生的重大活动、重大事件、重大自然灾害所形成的档案资料；反映本地区各个历史时期经济社会发展特色的档案资料；反映本地区科学、技术、文化、宗教、民俗特点的档案资料；本地籍贯或在本地工作过的社会知名人士的档案资料；其他反映本地区历史发展状况、对国家和社会具有长久保存价值的档案资料。

2、征集方式。征集档案可按下列方式进行：

（1）接受捐赠：档案馆应当鼓励和接受集体或个人捐赠对国家和社会具有保存价值的档案，并向档案捐赠者颁发捐赠证书。

向档案馆捐赠档案的组织或个人可对档案资料中不宜向社会开放的部分提出限制利用意见，并对其捐赠的档案资料享有优先利用权。

（2）收购或征购：对于散存在社会或民间的对国家和社会具有保存价值的档案资料，档案馆认为必要，可以通过购买的方式征集进馆；对于国家和社会具有保存价值或应当保密的属于集体或个人所有的档案，因保管条件不善，可能造成损毁的，档案馆可以采取征购的方式征集进馆，也可以接受寄存的方式代为保管。

收购或征购档案资料，应组织专家进行档案真伪和价值鉴定。征集经费的支出应严格审批程序。

（3）资料交换：档案馆可以按照《档案法》等法律法规的规定，与相关单位交换档案资料的复制件或重复件。

（4）国外境外征集：档案馆应通过各种渠道，了解国外境外与本地相关的档案资料，通过购买、交换、复制等方式征集档案资料的原件或复制件。

五、档案资料的整理

（一）档案整理

档案进馆前由形成单位按相关规定进行整理。馆藏零散文件材料由档案馆按相关规定进行整理。

馆藏档案的系统化整理工作要求如下：

1、全宗的设立。具有独立法人资格的立档单位设立全宗，内设机构不设全宗。

（1）中华人民共和国成立前档案全宗的划分。来源明确、档案数量较多的，按档案来源原则设立全宗；档案数量较少或难以按来源原则划分全宗的，可按历史时期或机构属性设立汇集全宗，如设立革命历史档案、明清档案、民国档案等汇集全宗。

（2）中华人民共和国成立后档案全宗的划分。新成立的机关、一个机关分为两个以上机关、几个机关合并为一个机关，均应分别建立新的全宗。合并后又恢复的机构，其主要职能没有改变的，沿续原全宗。机关改变领导关系、名称，但其工作性质和业务范围未发生变化的，沿用原全宗。一个机关几块牌子应设立联合全宗。无人员编制的委员会（如编委），其档案归入其办事机构（如编委办公室）全宗。具有独立法人资格的二级单位可单独设立全宗。乡、镇、场、街道办事处（含机构改革前的区、公社等）按行政区划设立汇集全宗。

（3）特殊档案的全宗划分。单独收集进馆的重点工程、重大活动、突发事件、著名人物档案可按项目或人名设立全宗。不宜按来源原则划分主体全宗的声像、电子、实物（如印章）等特殊载体档案，可按档案载体设立客体全宗。

（4）按专题征集进馆的档案，可按专题设立全宗；零散征集进馆的档案，暂不划分全宗，统一登记，整理存放。

全宗名称用机构全称或规范化的简称。联合全宗一般应并列列出单位名称。乡镇（街办）汇集全宗名称直接用其行政区划名称（如宜都市陆城街道办事处）。机构更名后的全宗名称用当前的机构名称，变更前名称在全宗介绍和整理说明中说明。按客体设立的特殊载体档案全宗用载体名称，如印章档案。

2、档案排列与编号。馆藏档案按立档单位属性划分全宗群，在全宗群内一般按惯例或档案进馆顺序排列，编制全宗号。全宗内的档案，按目录或分类顺序排列，根据整理方法，以卷或件为保管单位编制档号。永久和长期保管期限的档案可以接续排列编号；短期或10年保管期限的档案宜单独排列编号。

3、馆藏档案组织排架。档案库房应统一编号。档案柜架应垂直摆放于有窗的墙面，并与墙壁保持一定距离（一般柜背与墙不小于10厘米，柜侧间距不小于60厘米），便于通风降湿。柜内档案自上而下、从左到右排列。

档案与资料应分库存放。革命历史档案、旧政权档案、中华人民共和国成立后档案宜分别存放。档案应按全宗群结合全宗编号顺序排架。同一全宗的档案应集中排列，有后续接收任务的全宗应预留柜架空间。集中保管的非纸质档案可按门类、载体分别存放。图书、报刊、汇编资料分别排列。

档案柜架应设置标签，标明档案门类及类别、起止年度、保管期限等（格式见附件2）。

（二）资料整理

馆藏资料不划分全宗，实行统一分类编号。

图书按《中国图书馆图书分类法》（简本）分类和排列，编制分类目录。报刊等连续出版物按出版物名称和刊号顺序排列，编制报纸、刊物名称目录。文号文件汇编按发文机关的级别、机构名称、时间顺序排列，编制分类目录和文号索引。专题文件汇编和档案史料编研资料，按《中国档案分类法》分类，按类目结合出版时间顺序排列，编制分类目录。

成套或连续出版发行的图书报刊出版物、同书名的多套资料，应集中排列在一起。资料不宜编制大流水号。

六、档案的保管

（一）库房技术管理

档案库房技术管理应坚持“预防为主，防治结合”的原则，严格执行档案库房技术管理标准和规范。档案库房的温度应控制在14～24℃，日变化幅度不超过±2℃；相对湿度应控制在45%～60%，日变化幅度不超过±5%。库房内外温湿度测记宜使用自动周记仪。

新接收进馆的档案须经消毒、除尘后方能入库。档案馆应定期开展虫霉和破损情况检查，发现虫霉和破损现象应及时处理。

（二）档案安全管理

档案馆应采用先进的技术手段、严密的制度措施，加强档案管理，确保档案安全。

进库严禁携带火种，库内严禁存放易燃易爆物品。重要档案库房、柜架应实行双人双锁管理。人员出入库房应登记。库房管理员调整时，应对档案进行清点交接。

档案出入库应建立登记台账。利用工作中调还档案应进行交接登记。调出利用的档案必须当天归还入库。

馆藏重要珍贵档案每年应进行一次全面清点。

馆藏档案原件原则上不得出馆。因特殊需要必须出馆时，应经局（馆）长签批。

（三）档案抢救

档案馆要有计划、有重点、有步骤地开展档案抢救工作，及时对积存零散档案进行整理；对破损档案进行抢救；对重要珍贵档案进行保护。

对于出现破损的档案，应进行系统评估，根据档案的价值和破损情况制定有针对性的抢救方案，分别采用修裱加固、纸张去酸、清除污染、字迹恢复、信息迁移、技术复制等方法进行抢救。

对于暂时不具备修复条件的重要珍贵破损档案，应原样封存，采用专盒、专柜、专库存放，采用先进的保管技术和条件加以保护。

（四）全宗卷

馆藏档案应按全宗建立全宗卷，记录全宗的历史背景与管理状况。全宗卷的建立和管理应符合《全宗卷规范》（DA/T 12）的规定。内容主要包括档案工作制度及档案收集、整理、保管、鉴定、统计、利用、新技术运用、档案工作检查、档案收进移出情况等方面的文件材料。全宗卷文件材料按类别集中，按时间顺序排列。

档案馆可根据管理工作需要，对全宗群建立联合全宗卷，保存按全宗群组织开展档案整理、鉴定、抢救、数字化等工作的计划、方案、总结、统计报表等文件材料。

七、档案的鉴定与销毁

（一）档案鉴定

1、鉴定工作类型。馆藏档案鉴定工作，主要包括划分保管期限鉴定、到期档案存毁鉴定、开放档案鉴定、档案等级鉴定和档案真伪鉴定等。

2、鉴定人员资格。承担馆藏档案技术鉴定的工作人员，应当有三年以上从事档案业务指导或档案保管工作的经历并具有馆员以上档案专业职称。

聘请的档案真伪鉴定人员，应有相关专业机构工作经历并具有相应专业的高级职称。

3、鉴定工作标准。

（1）划分保管期限和确定档案存毁鉴定，按《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）、国家有关专业档案保管期限的规定，结合立档单位档案“三合一”制度执行。

（2）开放档案鉴定，按《中华人民共和国档案法实施办法》、《各级国家档案馆开放档案办法》、《各级国家档案馆馆藏档案解密和划分控制使用范围的暂行规定》等规定执行。

（3）划分档案等级鉴定，按国家有关规定执行。

（4）档案真伪鉴定，根据档案的载体、内容与形式特征，采用技术检测和专家评估的方法进行鉴定。

4、鉴定工作程序与方法。

（1）成立档案鉴定工作小组。鉴定小组由档案馆负责人和相关技术人员组成。

（2）制定档案鉴定工作方案。

（3）进行技术鉴定。鉴定小组采用直接鉴定方法进行基础鉴定。鉴定小组负责人采用间接鉴定结合抽样审查方法进行审核鉴定。

（4）编制鉴定工作报告及鉴定目录。鉴定工作报告内容包括鉴定工作的组织、依据和方法；被鉴定档案的背景、内容和数量；鉴定结果等。

（5）必要时，征求档案形成单位意见，组织专家审核。

（6）审批。鉴定结果由副馆长审核，馆长审批。

（二）档案销毁

销毁档案应当慎重。1966年12月31日以前形成的档案原则上不销毁。对1967年以后形成的失去保存价值确需销毁的档案，应编制鉴定销毁报告和销毁清册（格式见附件3），经档案馆馆长批准后指派专人监销。

销毁档案应采用不可逆方式彻底摧毁档案。纸质档案应化为纸浆；电子档案应进行完全格式化处理并摧毁存储介质。

八、档案的统计

（一）统计表账。档案馆应按时填报《全国档案事业统计年报》，并建立全宗名册、馆藏数量、档案破损与抢救、档案数字化、档案利用、档案开放、编研成果、机关档案年度归档情况等统计台账。

（二）统计分析。对档案馆统计数据发展变化情况进行绝对数、相对数、平均数比较分析，找出变化规律和薄弱环节，有针对性地加强和改进工作。

九、档案的利用

档案馆应创造条件，积极开发档案信息资源，为社会提供利用服务。开展档案利用工作应当遵守《档案法》、《保密法》及《知识产权保护条例》等法律法规的规定。

（一）利用设施与人员

档案馆应设立专门的阅档室，配置便民服务设施，配备机读或手工检索工具以及档案馆指南。

档案馆工作人员应当严格执行规章制度，熟悉馆藏情况，了解社会需求，积极主动地做好各项服务工作。

（二）档案开放与公布

1、档案开放的范围与审批。档案馆保管的档案，一般应当自形成之日起满30年向社会开放。经济、科学、技术、文化等类档案可以随时向社会开放。涉及国防、外交、公安、国家安全等重大利益和知识产权、商业秘密、个人隐私以及其他到期不宜开放的档案向社会开放的期限可以多于30年。

档案馆开放档案，应报经同级档案行政管理部门批准；必要时，应当征得档案形成单位或相关主管部门同意。到期不宜开放的档案应经鉴定，并报上级档案行政管理部门批准，列入控制使用范围。

2、档案开放的技术要求。开放档案经过鉴定，在档案实体和目录上做出开放与控制使用标记；完成破损档案的抢救；发布开放档案信息并在档案信息网站上公布开放档案目录。

提供计算机查阅开放档案的，应当建立独立的开放档案数据库，按国家规定对档案数据库设置“开放”与“控制”利用权限及不同的访问密码。

3、公布档案的审批与形式。档案馆公布本级权限内的档案由同级档案行政管理部门批准；必要时须征得档案形成单位或相关主管部门同意。经批准公布的档案应在公众媒体或公开场所公告信息。

档案馆向社会首次公布档案全文、部分原文、档案记载的特定内容，可采取下列形式：通过报纸、刊物、图书、声像、电子等出版物发表；通过电台、电视台播放；通过公众计算机信息网络传播;在公开场合宣读、播放；出版发行档案史料、资料的全文或者摘录汇编；公开出售、散发或者张贴档案复制件；展览、公开陈列档案复制件。

（三）档案查阅

中华人民共和国公民，提供合法身份证明，可以利用开放档案。港、澳、台胞和外国人利用开放档案需经有关部门介绍，并经档案馆同意。

机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中华人民共和国公民根据需要，经有关单位介绍和档案馆长批准同意，可以查阅指定范围的未开放档案。

查阅档案应填写查阅档案登记表（格式见附件4）和档案利用效果登记表（格式见附件5）。查阅馆藏档案只能在档案馆指定场所进行。

已完成数字化的馆藏档案，原则上只提供计算机查阅电子档案，档案原件不提供利用。重要珍贵档案资料应以复制件、缩微件或电子文件代替原件提供利用。

利用档案收费按国家有关规定执行。

（四）网上查档和电话查档

利用者可在各级档案信息网站上查阅开放档案目录、网上公布的档案全文和政府公开信息全文。

利用者可通过电话预约查档或查询开放档案和政府公开信息。

（五）档案编研

档案馆应根据历史研究和社会需求，有计划地开发档案信息资源，编辑出版档案专题索引、史料汇编和历史研究专著，主动为社会提供系统性档案利用服务。

（六）政府公开信息查阅

按照《中华人民共和国政府信息公开条例》的规定，接收政府机关公开信息，建立利用场所和检索工具，为社会提供查阅服务。

（七）爱国主义教育基地

档案馆应按照《国家档案馆爱国主义教育基地工作规范》（DA/T 34）的要求，加强爱国主义教育基地建设。根据中心工作的需要，通过展厅陈列、流动展览、网上展览、报刊专栏、专题电视片和举办专题讲座、研讨会、报告会等方式开展爱国主义教育活动。

档案公开陈列展览应使用复制件。

十、档案信息化建设

档案馆应按照数字档案馆的建设要求，制定档案信息化工作方案，确定档案信息化应用平台建设的目标和步骤，明确档案数字化的对象范围、工作流程与技术标准，统筹建立档案数据的管理、利用和容灾体系。

（一）平台建设

1、网络系统建设。档案局（馆）应构建机关办公自动化系统，实现文档一体化管理；加入当地党委、政府网络系统，积极参与本地政务网中档案管理平台设计，建立在线归档和档案利用子系统。

档案馆应在公共信息网建立档案网站，方便公众查阅开放档案目录、政府公开文件和档案工作信息。建立档案馆内部局域网络和查档终端，为利用者提供现场查阅档案服务。

2、应用系统建设。档案馆应积极开发或应用先进的档案管理软件，构建数字档案采集系统、数据管理系统和安全系统。

（二）数据库建设

1、数据建立。档案馆应及时接收机关形成的电子档案数据，收集法律、法规和政府公开信息等电子文件资料。档案馆保存的电子档案存储载体中应包括电子档案接收、迁移等说明性文件。馆藏全部档案应建立案卷级和文件级目录数据库。馆藏永久、长期或30年保管期限的档案应进行全文数字化扫描，建立全文数据库。馆藏利用频繁的专业档案应建立专题数据库。

文书档案目录数据库的结构及类型应符合《湖北省文书档案目录数据库结构与著录细则》的要求；档案全文扫描应符合《纸质档案数字化技术规范》（DA/T 31）等要求。档案数据库应按国家规范标准的要求建立元数据和说明文件。

2、数据整合。档案馆应对分批建立的馆藏数字档案和从外部接收的数字档案数据进行系统整合，建立适宜统一提供利用的档案数据库和利用环境。

（三）技术维护

1、安全措施。档案馆应对计算机房和磁存储介质采取磁屏蔽措施，防止磁污染和信息外泄；采用防火墙等技术手段，保证系统和数据不被非法侵入和窃取；配置防病毒软件，定期进行查杀病毒和系统维护，增强系统的安全稳定性；采用数据加密、权限设置、口令验证、访问控制、安全日志、系统监控等综合性技术手段，加强数据利用的安全管理。

2、容灾体系。档案馆应按《湖北省国家综合档案馆电子档案数据容灾管理试行办法》（鄂档〔2010〕41号）的要求建立数据容灾体系，增加系统运行的稳定性和容错性。馆藏电子档案数据应当采用本地备份与异地备份、在线备份与离线备份、异质备份与多套备份相结合的方式进行安全备份，具备条件的档案馆应建立在线远程备份。在开展数据备份的同时，应建立数据恢复技术方案，确保发生数据损毁和丢失等灾难时能及时恢复数据。

3、备份保管。馆藏电子档案备份数据，按载体类型分类；按备份套别―全宗―时间顺序排列；按分类、排列顺序编号；在存储载体上编制标签，注明存储数据的对象、内容、时间、数据库名称和软硬件应用环境等。

4、数据检测。正常情况下，电子档案数据备份介质应从形成第2年开始，每年进行一次检测，按照轮换方式，每次检测20%。发生磁污染等灾害情况时，应进行全面检测。发现问题应及时处理，必要时进行数据迁移，重新备份。

（四）网络利用管理

档案馆内部局域网应与互联网实行物理隔离。互联网上的档案网站坚持涉密不上网，上网不涉密的原则。档案馆内部局域网上的档案数据库应严格区分开放档案和控制档案。在档案馆内部局域网上提供档案利用，应实行站点和利用者授权管理。

十一、附则

本规范适用于全省各级国家综合档案馆，其他档案馆可参照执行。

本规范自公布之日起施行。1989年印发的《湖北省综合性档案馆业务建设规范》（鄂档〔1989〕35号）同时废止。湖北省档案局以前发布的业务规定，与本规范不一致的，以本规范为准。

本规范由湖北省档案局负责解释。

附件：1.档案交接文据格式

      2.档案柜架标签格式

3.档案销毁清册格式

      4.查阅档案登记表格式

      5.档案利用效果登记表格式     

附件1：

 档案交接文据格式

档案交接文据

附件2：

档案柜架标签格式

格式一：柜侧标签格式

格式二：柜门标签格式

注：柜门标签仅适用于五节柜之类的档案柜架。不适用于密集架。

附件3：

档案销毁清册格式

档案销毁清册

审批人签字：                     审批时间：   年  月   日

附件4：

查阅档案登记表格式

查阅档案登记表

附件5：

档案利用效果登记表格式

档案利用效果登记表