湖北省会计档案管理实施办法

信息来源：　发布时间：2013-08-16作者：

第一章总则

第一条为了更好地贯彻实施《会计档案管理办法》，提高会计档案工作规范化管理水平，为发展社会主义市场经济服务，根据《中华人民共和国会计法》、《中华人民共和国档案法》和《会计档案管理法》，结合我省实际，制定本实施办法。

第二条本实施办法适用于湖北省各级机关、社会团体、企业、事业单位、按规定应当建帐的个体工商户和其它组织（以下简称各单位）。

第二章管理体制

第三条会计档案工作的指导、监督和检查由各级人民政府财政部门和档案行政管理部门共同负责。

第四条各单位会计档案由本单位档案机构统一管理。各单位当年形成的会计档案由会计机构负责整理，在会计年度终了后，暂由会计机构保管一年，期满后移交档案机构集中统一保管，未设立档案机构的，应当在会计机构内部指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。

第三章档案管理

第五条会计档案是指会计凭证、会计帐簿、财务报告等会计核算专业材料。是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体内容包括：

（一）会计凭证类：原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

（二）会计帐簿类：总帐、明细帐、日记帐、固定资产卡片、辅助帐簿、其他会计帐簿。

（三）财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报表。

（四）其他类：银行存款余额调节表，银行对帐单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

第六条会计档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。

第七条会计档案的保管期限分为永久和定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年五种。

第八条各单位形成的会计档案，由会计机构按照归档的要求进行分类、立卷、装订成册（装具式样见附件）、编制案卷目录（目录式样见附件）。

第九条采用电子计算机进行会计核算的单位，应将打印出的纸质文件与电子文件一并归档。

第十条会计档案的整理要求。

（一）归档时间：当年形成的会计文件，应当于次年六月底前完成整理立卷与归档工作。

（二）分类：一般按类型（凭证、帐簿、财务报告、其他）――年度分类，也可按年度――类型分类。

（三）组卷：会计文件材料按凭证、帐簿的种类和张数结合时间，财务报告的针对时间组卷。

（四）页码编号：会计文件材料在有信息的页面编制页号，编号位置在文件材料正面的右上和背面的左上角。

（五）拟写案卷题名：会计档案应逐卷填写案卷题名，案卷题名由会计核算单位、会计年度、会计核算材料的名称三部分组成。

（六）案卷排列：会计档案按类――时间排列。

（七）档号的编排：会计档案的档号由全宗号、分类与目录号、案卷号、页号四部分组成。编制方法为：1、全宗号：填写国家有关档案馆赋予本全宗的代号。2、分类与目录号：会计档案用ZK表示，（Z表示专业档案，K表示会计档案）Zkp、Zkz、Zkb、Zkq分别表示会计凭证、会计帐簿、会计财务报告和其他类。目录号用阿拉伯数字表示。3、案卷号：用阿拉伯数字编写。会计档案分凭证、帐簿、财务告、报其他四类后，编混年度的大流水号。如1―Zkp1―38表示1号全宗会计凭证1号目录的第38卷。

图示： 1―――― Zkp 1――――38

案卷号

目录号

分类号

全宗号

第十一条会计机构应定期向档案机构移交会计档案。移交时，原则上应当保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案机构应当会同会计机构和经办人员共同拆封整理，以分清责任。

移交过程中要严格程序：（1）填写交接清册（格式见附件）；（2）交接双方清点档案，逐卷交接；（3）交接完毕，交接人和监交人在移交清册上签名或盖章。

第十二条保管会计档案的库房应采取防火、防高温、防有害气体、防尘、防潮、防虫、防鼠、防盗措施，电子会计文件要注意防磁，以确保档案的安全。

第十三条到期会计档案的销毁。

（一）由本单位档案机构会同会计机构进行鉴定并提出销毁意见。编制会计档案销毁清册（销毁清册见附件），列明销毁会计档案的案卷题名、档号、年度、保管期限、销毁原因等内容。

（二）单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）销毁会计档案时。应当由档案机构和会计机构共同派员监销。国家机构销毁会计档案时，应当由同级财政部门、审计部门派员参加监销。财政部门销毁会计档案时，应当由同级审计部门派员参加监销。

（四）监销人员在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的会计档案；销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。

第十四条会计档案保管期满但未结清的债权债务和涉及其他未了事项的原始凭证不的销毁，应当将其案卷继续保管到结清债权债务时为止。继续保管的档案应在销毁清册和原案卷目录中注明。正在项目建设期间的会计档案，其保管期满亦不得销毁。

第十五条国家机关、团体、国有企业、事业单位机构撤销或终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，应当由终止单位负责向接替其职能的单位或上级主管部门移交；无接替单位或主管部门的，向当地国家综合档案馆移交。

第十六条单位分立后原单位存续的，其会计档案应由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案；单位分立后原单位解散的，其会计档案应当经各方协商后由其中一方代管或移交档案馆代管，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案，单位分立中未结清的会计事项所涉及的原始凭证，应当由业务相关方继续保存原案卷，并在移交清册上注明。

第十七条单位合并后原各单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原单位仍存续的，其会计档案仍应由原各单位保管。

第四章档案利用

第十八条本单位工作人员因工作需要经分管档案工作的领导批准，可以借阅会计档案。

第十九条各单位保存的会计档案一般不得借出。如因特殊情况需要，经本单位负责人批准，办理登记手续后可以查阅或者复印有关档案。借阅会计档案的人员不得拆散、涂改、损毁案卷。

第二十条外单位需借阅会计档案时，应持有单位正式介绍信，经会计档案保管单位领导批准方可借阅。

第五章奖惩

第二十一条对在管理和利用会计作档案工中有突出贡献的单位和个人，有关部门应当依据档案法的规定给予奖励。

第二十二条对违反《会计档案管理办法》和本实施办法者，依据《档案法》和《湖北省档案管理条例》，由当地财政部门和档案行政管理部门责令期限改正，情节特别严重的给予直接责任人或主管责任人员行政处分；造成损失的，责令赔偿损失；构成犯罪的，依法追究刑事责任。

第六章附则

第二十三条本实施办法自发布之日实行。

附件：1、会计档案硬（或牛皮）卷盒封面格式；

2、会计档案硬（或牛皮）卷盒卷脊格式；