学会论文《县级档案馆数字化建设的原则和要求》
信息来源： 发布时间：2014-08-19作者：
黄梅县档案局
随着各地新馆的相继规划和竣工，数字化档案馆已经不再是一个遥远的梦了，而如何利用新的项目，好的条件，如何本着科学、超前、节约的原则，规划、建设好新一代档案馆，是我们已经面临的重要问题了。我想在面对这一问题时，必须科学决策，制定方案，反复论证，稳妥开展。就此，笔者谈谈初步设想，与各位商榷。
一、 建设的目标和内容
数字化档案馆建设的目标是：整合共享电子档案信息资源，保护数字档案文化遗产，全面融合当前先进技术，以电子档案信息资源建设为核心，以永久存在和高效储利用为目标，依托电子政务网络平台，通过有效地整合和保存经济和社会发展中形成的有保存价值的电子档案文化遗产，建设文献、影像、照片等数字内容数据库，使数字档案馆成为数字环境下历史档案数字记录遗产永久保管基地、电子档案信息资源的管理与共享中心和政务信息公开的主要场所，为构建和谐社会提供一个良好的档案信息资源支持环境。
数字化档案馆建设的内容有：以数字档案馆为基础，规范电子文件和档案的收集、管理、保存和利用工作。主要包括：
建设电子文件中心，实现办公自动化系统和业务系统中电子文件的在线和离线动态适时集中归档，整合全部各类电子档案资源。
建设服务社会的电子档案信息资源一站式查询利用服务体系，利用档案门站，充分发挥出电子档案资金源服务社会及公众的作用。
完成馆藏档案数字化加工工作，加快数字档案资源系统建设。
二、建设的原则
以统一规则、分步实施、资源共享、确保安全为原则，立足资源服务和业务管理的宗旨，按国家、省、市有关电子文件、电子档案的管理规则与标准，运用计算机及网络技术，方便、高效、可靠地采集和管理档案信息资源；简便、高效、稳定地查阅利用档案资源；提供快速、准确、强大的档案行政监督、业务指导等工作的管理工具。
先进性原则。为避免投资上的浪费，软件的投资应考虑今后的发展。档案管理系统在软件选型和开发技术上，选择了先进的产品与技术。其先进的图片扫面分析技术、模板技术支持更广泛的档案管理需求。
开放性和标准性原则。档案管理系统采用开放的系统标准和投计思想，支持多种标准的通信协议和消息格式，为用户建立了一个开放、完善的系统，有效保护了用户的投资。
兼容性原则。档案管理系统选择的是完成支持JAVA或JAVA产品的技术，具有良好的兼容性；同时，对其他关联系统在数据处理和网络的稳定性上不产生任何影响。
易操作性原则。档案管理系统始终贯彻面向最终用户的原则，具有友好的用户界面，操作简单、灵活，用户可快速学习掌握使用，能发挥最大实际效益。
易维护性原则。整套档案管理系统的数据维护简单，容易操作。通过WEB方式完成档案录入、原件处理以及系统管理等，使维护的复杂性得到了大幅降低。
经济性原则。档案管理系统在技术架构与技术选择上要具有开放性、可扩充性和先进性，以增加系统生命周期，保证经济性原则。
稳定性原则。档案管理系统具有较高的稳定性，系统日志能详细地显示系统状态，易于管理与维护。
安全性和保密性原则。档案管理系统在设计时，要提供全方位、多层次的安全防护，保证档案管理系统安全的运行。
三、建设设计
电子文件管理系统的建设内容为：依托专网，依据“三个标准”，搭设“三层服务平台”，提供“多类应用子系统”。三个标准是指依托数字档案馆建设指南、电子文件管理系统通用功能要求以及电子文件元数据封装标准，实现不同区域信息资源共享；三层服务平台包括数据资源层服务平台、应用支撑服务平台、应用功能层服务平台；多个子系统包括文件资料管理、档案信息管理、归档文件管理、借阅利用管理、馆室概况管理、年报信息管理、系统信息维护、档案编研、信息批量挂接、办公系统接口、系统升级工具等。
四、建设安全
针对档案生命周期的各个时期，制定周密的安全策略。总体来说可分为：平台安全、通信安全、存储安全、末端安全。
平台安全。系统通过对安全体系结构的研究，对重要的安全机制进行深入的分析和探讨，针对档案管理系统的特点，在平台下选取恰当的安全工具，并组建一整套的安全方案。
通信安全。系统建立双安全机制，保证数据在传输过程中的安全。在安全机制保证下载执行程序时用户系统的安全，要保护系统免遭恶意小应用程序侵害，保护系统和网络免遭潜在的恶意下载程序的破坏。在情况严重时，服务器可拒绝下载任何执行程序。
同时针对通信端口，使用固定的通信端口，避免客户服务器遭受未知冲冲击。针对通信协议，使用安全的TCP/IP通信协议。
存储安全。全信息安全型档案管理系统可以采用两种原数据存储方式供客户选择：数据库存储，JOMS光盘存储。其中数据库存储可支持当前主流据库存储，包括MSSQLSERVER、ORACLE、DB2。在数据库中存储的原件信息是经过加密后的二进制数据，在不使用的情况下，无法读取任何原件信息。
末端安全。系统采用分布式操作模式，针对各个客户端，采取恰当的安全策略，保证数据在本地不会被保留。 为了保证数据的安全，在异地统一建立数据容灾中心。当数据中心发生灾难性事故，由容灾中心进行数据恢复。