数字档案室建设策略研究
信息来源：湖北省蕲春县档案局 胡芳芳 发布时间：2014-11-19作者：
摘要：数字档案室是一种集计算机多媒体技术、图像处理技术、数据库技术、网络技术以及与缩微技术结合等多种先进技术于一身的新型档案室。具体地说数字档案室是以电子档案为对象，以电子计算机等数字设备为手段，基于网络实现档案收集、整理、保管、保护、共享利用的档案管理模式。
数字档案室的建设要求是以数字资源为基础、安全管理为保障、远程利用为目标的数字档案室体系。做好数字档案室基础建设工作，包括局域网建设、信息资源网站建设等，更重要的是在数字档案室建立过程中应做好管理体系的建设，包括档案队伍的建设、基础设施建设、数字资源建设和制度建设等。随着办公自动化的日益普及，绝大多数档案形成单位的好多文件现在都有电子文件，新形成的档案都有电子档案。基层单位档案室要把做好电子文件的归档、接收作为数字档案室建设的大事来抓。明确电子文件归档和接收要求，保证归档或接收的电子文件收集齐全、整理有序、命名科学、格式规范、元数据合理有效，实现齐全完整、标准规范的优质档案信息资源建设目标。
2002年以来，国家档案局先后发布了《全国档案信息化建设实施纲要》；发布了《档案事业发展“十一五”规划》，提出了“建立一批电子文件中心和数字档案馆，实现档案信息资源社会共享”的总体目标；印发了《数字档案馆建设指南》《数字档案室建设指南》，明确数字档案馆（室）建设的具体内容；发布了《档案事业发展“十二五”规划》，提出要“加快数字档案馆建设步伐”。同时还陆续制定了一系列相关标准，为数字档案室规范建设提供了保障。在江苏太仓召开的全国数字档案室建设推进会上明确提出：数字档案室是数字时代或大数据时代档案室的发展方向，是现代的新型档案室，是对传统档案室的升级，是“第二代”或“升级版”的档案室。档案工作是否现代化，我国能否成为档案强国，其显著标志就是看是否建成数字档案室。建设数字档案室，是实现我国档案工作现代化，把我国建成档案强国的一项迫切任务和重要内容。会议强调，数字档案室建设的首要任务，就是要把传统载体的档案数字化。各级档案部门数字档案室建设必须以“内容为王”，着重数字内容的积累；要下大决心、整体规划、循序渐进、持续进行；要运用各种人员力量、各种激励手段，注意安全，注重质量。各档案室要把做好电子文件的归档、接收作为数字档案室建设的大事来抓。必须从源头抓起，及时地把新形成的电子文件归档保存，并进一步及时接收进档案馆备份保存。各级档案部门要紧紧依靠当地党委和政府，争取政府电子政务建设部门的支持，将数字档案馆室硬件、软件建设与区域电子政务和信息化硬件、软件建设相衔接，作为电子政务基础设施建设的重要一环同步实施。
一、数字档案室的硬件软件系统和数据库的建设
档案室应配备能够满足运行需要的计算机设备，采用高性能的符合保密要求的网络设备和材料，建设独立的档案数据网，进行档案数据整理加工和存储管理。档案数据网为保密网，应依据国家有关涉密信息系统分级管理规定确定等级，明确安全域，按照BMB17的技术要求进行建设。应与单位办公网和业务网实现物理隔离，禁止接入因特网。档案室应配备专门的计算机与单位办公网、业务网连接，进行文件收集归档和档案信息查询利用。单位办公网与当地政务网互联、业务网系统内互联的，应采取相应措施，确保档案数据安全。数据网与办公网、业务网的数据交换采用移动硬盘等介质实现。
档案室应建立面向全部室藏档案的档案资料目录数据库和电子档案数据库，集中存储管理数字档案数据信息。
归档文本型电子文件推荐采用XML格式，可以收集PDF、RTF、TXT格式文档；图像型电子文件推荐采用TIFF或JPEG格式；音频型电子文件推荐采用MP3或WAV格式；视频型电子文件推荐采用MPEG2或AVI格式。
照片档案采用扫描方式进行数字化时，彩色照片宜采用“RGB”模式，黑白照片宜采用“灰度”模式；扫描仪光学分辨率应不低于600dpi；扫描后的照片应保存为TIFF格式，采用LZW格式压缩；扫描图像缩放比应为100%。
档案及目录数据至少应制作三套备份，脱机分开保管，一套异地保存。并定期进行更新备份。有条件的单位，宜采用双机热备加磁盘阵列柜存储管理。
档案及目录数据至少应制作三套备份，脱机分开保管，一套异地保存。并定期进行更新备份。有条件的单位，宜采用双机热备加磁盘阵列柜存储管理。
档案室应配备专用的电子文件柜，规范存放归档电子文件；采用温湿度自动控制系统，使库房温度保持在17―20℃之间，相对湿度保持在35%―45%之间；设置门控系统、监控报警系统，配备磁带备份系统、光盘刻录系统、断电保护UPS系统等外围辅助设备，健全环境安全和介质安全等功能，确保网络设备、设施、介质和信息的物理安全。电子档案库房应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。有条件的单位应建造标准的电子档案库房。
档案室应健全系统备份、容灾恢复和电磁兼容等功能，配备防火墙、入侵检测等相应技术设备，建立操作日志，通过身份认证、访问控制、信息加密、信息完整性校验、入侵检测等技术手段和管理方法确保档案数据得到有效保护，防止因偶然或恶意的原因使网络数据遭到破坏、更改、泄露，杜绝网络系统上的信息丢失、篡改、失泄密、系统破坏等事故发生。
采用国家有关主管部门审验通过的查毒、杀毒软件，实时对服务器和客户端查毒、杀毒，并健全各种防毒措施。
二、数字档案室的制度建设
1、电子文件归档制度，要明确电子文件归档范围、责任、格式、程序、方法、时限和质量要求等。
2、档案数字化规程，要明确规定本单位各种门类、载体档案进行数字化的具体要求。
3、档案安全保密制度，要明确规定电子档案安全管理职责要求和措施方法，网上利用权限的划分标准，以及档案阅读使用范围。
4、档案数据网上查询利用制度，要明确规定网上查询利用档案的范围，查询利用的程序方法及安全要求。
5、档案数据管理维护制度，要明确规定档案数据入库、修改、检测、备份、删除等操作的具体程序和方法
6、电子档案鉴定销毁制度，要明确规定电子档案鉴定销毁的基本原则、方法和技术要求。
7、档案数据网和信息设备维护使用制度，要明确规定档案数据网操作管理要求和程序方法，规定计算机等信息设备维护使用要求。
三、数字档案室当前的首要任务
（一）按照“存量数字化”的要求，大力推进传统载体档案数字化
各级档案室的现存档案，目前大多还是传统载体而非数字形态的，因此，数字档案室建设的首要任务，就是要把纸质档案、音像档案等传统载体的档案数字化。这是一场硬仗，是一项工作量巨大的艰难任务。 传统载体档案数字化，对档案室有着多方面的作用和意义。
第一，它是确保传统载体档案安全的保障。传统载体档案在数字化后，将来的整理、编目、统计、查阅、编研、开发等各项工作，都可不再动用档案，并可对档案进行封存管理，从而大大减少了对档案的各种人为损害或自然侵害，大大提高档案的安全系数，从而保障档案的安全。把传统载体档案数字化，实质上是向数字化要安全，用数字化保安全。
第二，它是实现档案精细化、自动化管理的基础。在数字化之前，必须对传统载体档案进行文件级编目、录入计算机，逐卷、逐件、逐页地编号，破损的加以修裱，卷折的加以展平等等，这些基础工作完成后，可使档案达到精细化管理和自动化检索。实际上，数字化带动了档案基础工作的全面完成，使档案管理状况得到全面改善，使档案管理水平得到全面提升。
第三，它是实现为人民群众便捷服务的最好途径。数字化档案的最大优点在于它可以通过网络传送，实现档案信息的远程利用、便捷利用、多人异地同时利用；同时还可以通过大数据技术，对档案信息进行充分的、全面的、跨全宗甚至跨收藏单位的整合，并进行自动检索，可以说，数字化使档案利用以最新的手段、在最大的范围发挥出最大的效益，它使任何人都可以不用到档案室去，而只通过网络，就可以非常便利、迅速地利用、复制到档案。在当今技术条件下，没有任何其他办法比这更便利于档案利用、更能有效地进行档案信息资源开发。任何一个档案室，如果不把传统载体档案数字化，那么，要想最便利迅捷地提供利用，要想最充分地整合、开发档案资源，都将只是一句空话、一个传说。把传统载体档案数字化，实质上是向数字化要便捷服务。
第四，它将大量节省档案室的日常工作，把工作人员从繁重、复杂的劳动中解放出来。以纸质档案为例，数字化以后，在本全宗新的档案接收进馆时，不用为了把先后进馆的一个全宗档案放在一起而倒换档案；阅览、编研、办展、拍电视等利用档案时，都不用到库房去一件件提调档案，也不用在归还入库时逐件、逐页地清点档案；在进行档案统计时，也不用逐卷、逐件地对档案进行清点；档案封存管理后，也会省去大部分的日常管理工作。因此，尽管数字化会一次性耗费大量的人力，但数字化后又能长期节省大量的人力。
第五，它是传统档案室向现代档案室转型升级的标志。数字化促进了档案工作由传统的管理、利用模式向现代的管理、利用模式转变，使档案室实现了真正意义上的现代化。在今天，检验一个档案室是否现代化，关键要看其传统载体档案是否数字化。如果一个档案室的传统载体档案还没有数字化，还没能进入网络提供利用，利用者利用档案还必须到档案室来，档案室还是靠手工提调、原件提供，档案还不能实现大范围整合与检索，不能实现全社会共享，那么，这个档案室就决不能说是现代化的。
第六，它是档案室同其他部门实现对接的需要。在办公自动化、信息传输网络化日益普及的情况下，社会上很多部门已经实行了无纸办公和信息的网络传送。传统载体档案不数字化，根本无法与其他单位对接，无法融入社会。
（二）按照“增量电子化”的要求，全面开展原生电子文件的归档、接收、保管和利用工作
基层单位档案室要把做好电子文件的归档、接收作为数字档案室建设的大事来抓。各级档案室要切实履行好收集管理本单位各类档案的职责，把本单位所有应归档的电子文件及时集中归档，做到应归尽归，并按规定向有关档案馆或电子文件备份中心移交，做到应交尽交。按照两个《建设指南》的要求，大力加强数字档案室的硬件、软件建设按照“安全第一”的要求，针对信息技术条件下存在的数据窃听、电磁泄漏、电力中断、载体损坏、自然灾害、非法访问、计算机病毒、黑客攻击、系统超负载、假冒身份、权限扩散、数据篡改、操作失误等风险,制定相关技术措施完善应急预案，单位办公自动化系统应设置非涉密档案在线查询利用的功能链接。档案室应利用本单位办公网实现非涉密档案在线查询利用；利用电子邮件或其他通讯方式实现非在线查询利用。应建立完善的网上查询利用记录，对档案查询利用进行全程监督。
参考文献：杨冬权在全国数字档案馆（室）建设推进会上的讲话
湖北省档案局 吴绪成《浅谈大数据背景下的第四代档案馆建设》
山东省档案局《数字档案室建设规程》
浙江省档案局 吴新宇《数字档案室建设的要求与内容》
燕山大学经济管理学院 中国环境管理干部学院孙娟娟 王晓燕《浅析基层数字档案室建设的有效策略》