新建企业档案管理模式研究
信息来源：黄冈供电公司 杜薇 发布时间：2015-01-22作者：
摘要：作为企业发展中对企业各机构各部门活动的原始记录，企业档案无疑是企业最重要的一大无形资产。而新建企业的档案管理则关系到企业发展的各个方面。本文针对新建企业档案管理提出几点意见，并做具体分析。
关键字：新建企业 档案管理 管理模式
所谓企业档案指的是在企业各项职能活动的过程中所形成的具有一定保存价值的，以各种形式（包括视频影像、文字图表等）存贮的原始记录材料与实物。这些档案作为重要的无形资产，是企业发展建设的重要依据和原始记录。因此，在新建企业运行中必须注意对企业档案管理的探索。
一、目前形势下企业档案工作的性质
随着世界经济的发展，人类正在向信息社会方向发展。面对新的社会发展方向，信息已然成为了最重要的生产力之一。作为人类生活中最具活力的元素，当代社会的信息技术已成为发展最快且具有良好前景的一大领域，信息产业已经无可争议的成为了推动时代前进的动力。
总所周知，作为重要的信息载体，档案信息的真实性系统性和法律效力均较其他信息更强。新建企业的档案管理工作承担着收集整理企业信息，并对这些信息资料进行保管及提供利用的责任，是新建企业现代信息工作的重要组成部分。
二、实际操作中具备可操控性的几种档案管理模式
按照档案的集中程度，企业档案管理模式可分为以下三种：
（一）档案集中统一管理
这种管理模式主要通过档案部门对企业内部档案实行集中性的统一管理。除了对全部档案实行集中或相对集中的管理外，还要具备统一的档案管理制度。那么在理论上，这一管理模式是适合所有企业应用的。然而，在具体实施中，由于受到不同企业的规模、管理体制以及技术水平的制约，这一模式的集中程度有很大差异。
这一管理模式的优点在于：档案完整性与安全性高，有利于档案信息的统一利用，与档案工作的全面建设，并且企业档案的整体功能能够得到充分的发挥。但缺点在于灵活性较差。
（二）档案分级管理
这一管理模式主要是指在企业内部对档案管理进行分级。其主要适用于以下两种情况：
1.在由多个法人组成的集团公司中，可以实行以法人为基础的分级管理。
2.为便于有关部门能够对相关档案就近利用，可以在但以法人企业内灵活运用。
这一管理方法的优势在于：档案管理较为灵活、职责明确、对档案的利用更为方便。
（三）档案分散管理
这一管理模式是指在企业内部由不同的部门对各自档案分别管理。这么做的优势在于分工明确，然而缺点也较为明显，由于缺乏整体规划，常会造成跨类别档案或新型档案的管理上出现空白或交叉管理现象。而且这种管理方式下档案的安全性与利用效率也大大降低。
综上所述，本文主要针对第一种模式，即档案集中统一管理模式进行分析。
三、建立规范化的档案管理制度
为实行档案集中统一管理模式，首先应在企业内部设立档案室，并配置相应的专职管理人员。以确保新建企业基本档案工作的有效开展与运行。
所谓“无以规矩．不成方圆”，建立档案室后的首要工作就是在依据国家档案工作法规、标准的前提下，根据企业自身实际情况建立规范化的档案管理制度以及档案岗位制度，并在以后的工作中积累经验对管理制度不断的进行完善和改进。
建立完善的档案管理制度，对于公司各类档案的形成、积累、乃至于整理、利用等各个环节的有序进行极为有利，同时能够克服公司内部任意化的档案管理倾向。从而确保了企业档案管理工作的标准化管理。
四、建立规范的企业档案整理体系的重要性
作为企业档案管理工作环节中的一项基础性工作，对企业档案的收集和整理的成果直接影响了企业档案管理工作的质量水准。新建企业处于创业初期，有大量零散的文件材料分散与企业各部门中，常会造成企业档案资料的不完整。这就需要档案室的相关工作人员，根据企业设立的相应档案管理工作规定，对分散与各部门的材料及时进行收集备份，并将之归档。尽量做到保证档案的及时性、完整性，以提高企业档案管理工作的效率。
五、档案室内部应运用科学管理手段对企业档案进行系统分类
（一）企业档案类目的设置
1.为减少档案材料的交叉重叠，企业档案的类目设置应尽量涵盖较大的范围，做到“宜粗不宜细，宜少不宜多。”
2.企业档案类目的设置不能只顾眼前，而应考虑到未来一定时期内企业的发展方向。
3.为防止给类科技档案与技术管理性档案出现类目交叉重叠的现象，应对具体项目的文件进行具体分类，并对同种类文件及时进行区分，确保各类档案的划分界限明确，防止交叉重叠现象的发生。
4.由于档案的类目名称包含了该类档案的内容与涉及领域等，因此对档案类目的命名必须做到科学准确，简明扼要，档案管理人员要把握该类档案的主要范畴，并对各类档案的内容有充分的了解。
（二）企业档案各级类目的构成结构
1.一级类目的设置
根据档案整体分类的原则，企业档案应以企业的主营方向档案为主体，分设包括生产技术、人事任免、基础建设、设备管理、市场经营、行政管理等多个类目的档案。并且确保这些一级类目的设置能够满足公司当前乃至一定发展阶段内的归类需求。并在日后随企业经营项目的扩张与变化进行增补。
2.次级及以下各级类目的设置
这一级及其下级的各项类目设置相对具有更高的灵活性，根据企业不同的经营方向及日常工作情况，档案室人员可以进行相对灵活的分类。但是在分类时必须确保档案的准确性，防止出现交叉重叠现象。
为便于企业档案的管理及日后应用，在档案分类的同时应制定相应的档案分类规则，以确保企业档案类目设置的稳定性与准确性。
六、运用现代技术实现信息化的档案管理手段
在企业创立初期采用档案集中统一管理的管理模式，可以有效促进信件企业中各类档案及人员的集中管理。这一管理模式在客观上为企业档案管理的现代化创造了有利条件。随着科学技术的发展，各类电子产品也在办公室工作中逐步普及，可以说，实现企业档案管理模式信息化的时机、条件均已成熟。因此，除了进行实物档案的保存外，还应实施信息化的档案管理手段。
在实际操作中，完全可以利用现代信息技术将档案的收集整理、立卷归档、保管调用等工作通过计算机处理并完成。这样既突破了传统的实物保存，查找不便，调用费时的缺点，也确保了档案的安全性，更有利于档案管理的一体化进程。
新建企业的档案管理模式通过进行信息化、网络化的改革，可以充分利用现代信息技术的优势，运用计算机技术快速整理查找各类档案文件，为企业内部的各类用户提供更快速、更准确、更精细、更全面的档案信息，将传统的档案服务方式转变为网络服务模式，这样也能在一定程度上避免档案统一集中管理灵活性较差的缺陷。因此，新建企业应当建立起一个相互配套、科学系统且结构合理的档案信息检索网络。从而实现自动化的档案管理工作。全面揭示和介绍档案部门保存的科技档案的成分和内容．方便快捷地为企业提供全方位、高质量的信息检索查询服务。
结论：
综上所述，作为企业管理工作的重要组成部分，企业档案管理工作是一项专业性、保密性、管理性都较强的工作。肩负着辅助企业经济发展、维护企业经济利益与合法权益的重要责任。因此，新建企业比许对档案管理工作高度重视，采取积极有效的措施解决档案管理中出现的问题。
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