谈谈档案鉴定工作
信息来源：蕲春县档案局 胡芳芳 发布时间：2015-02-27作者：
摘要：档案鉴定，又称为档案价值鉴定，是档案学理论研究中的重要课题，是档案工作实践的一项重要业务，国际、国内即是如此。近年来已成为档案工作实践中紧迫、突出的问题，也成为档案学理论研究的热点。档案鉴定工作不仅是优化档案室和档案馆藏的关键，也是档案工作者必须面对的焦点问题。
档案鉴定是档案管理的一个关键环节,它关系到档案的存毁、馆藏的优化以及档案质量与档案效益的发挥。鉴定质量的高低影响着档案工作的兴衰与发展，档案鉴定工作，就是甄别和判定档案的价值，决定档案存毁的工作。它是档案工作的业务内容之一，是档案馆（室）的一项专门业务。做好档案鉴定工作，能够充分发挥档案的作用，使档案得到安全保管，也便于应付突发事件。
高质量鉴定的实现是以规范的操作程序为前提的，规范的鉴定程序，统一的鉴定质量标准，是鉴定质量得以有效提高的保证；无标准的鉴定，只会导致低水平的劳动重复，造成人力、物力的极大浪费。因此，开展对鉴定操作程序的研究，规范鉴定操作程序的内容与标准，对于鉴定工作的健康发展无疑是一种有益的推动。长期以来,档案界对档案鉴定理论不断进行研究和探讨,产生了很多有价值的研究成果和较为系统的理论认识。然而,在档案管理实践中,由于各种原因的影响,档案鉴定工作没能引起足够的重视,使这一重要工作在基层档案室无法开展。如何高标准、高质量地搞好档案鉴定工作,根据国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》,本文结合目前基层档案管理中的现状进行探讨。
一是坚持科学态度，确切细致的区分鉴定程序对于提高档案鉴定的质量非常重要。同一份内容不变的档案，放在机关文书档案收集工作人员面前和放在档案馆工作人员面前所依据的鉴定标准都是不一样的。机关工作人员所依据的鉴定标准，主要是看文件内容与自己工作职能的关系，职能标准是机关工作人员的鉴定标准；而在档案馆，档案工作人员则要看档案内容与本馆管辖范围的机关或个人的关联程度，这种关联，不仅是机关职能方面的问题，还有与本地区历史面貌关联程度的大小问题，就群众团体与个人档案而言，档案馆鉴定它们的依据是档案内容与本地区历史面貌的关系大小；个人档案与本地区历史面貌的关系未必都重大，所以很多有价值的个人档案，实际上并没有收进档案馆里；但是，我们不能认为凡进馆的就是有价值的，没进馆的就是没有价值的。有些档案之所以没有进馆，完全取决于档案馆收藏的目的，取决于它收藏的范围和对象。有文必档，就会导致很多无用的东西充塞档案库房。不同的鉴定阶段，人们所持的鉴定标准和原则都是相互区分极不相同的。明确这种认识和不明确这种认识，对于档案鉴定质量的提高其结果是不一样的。
在鉴定工作中，衡量文件、档案的价值标准都是主观的。在文件形成阶段，文件的真实性、有效性、合法性与机关工作职能的相关性是人们衡量文件是否具有价值的重要标准，本人认为各阶段档案鉴定程序和标准的内容都是不同的。
在文件形成阶段，严格地讲，这里研究的不是档案的鉴定，而是文件的鉴定。主要是区分文件与非文件的问题，区分文件的有无价值问题。什么是文件的价值?鉴定衡量文件的价值，不是从保留文件的角度去判断的，而是从工作的角度去判断的，目的是解决工作中的问题；在这里不结合文件形成者所承担的工作职能去考察，离开鉴定目的持有者所处的工作职能来谈论文件的价值和鉴定文件价值的原则、标准。就不可能得出合乎实际的结论。有关联的文件，文件形成者则进一步审查它的有效性问题。有效性包括：文件内容的真实性，文件内容、文件制作的合法性，电子文件则审查它的运行环境以及运行的安全性等。至于文件是否留给档案室或档案馆，或日后要给别人利用阅览，那都不是他们主要的考虑范围。审查文件的程序：第一步是看文件内容与自己所承担工作职能的关系，第二步是看文件的有效性，这其中包括：文件制作程序的合法性；电子文件运行的技术有效性、安全性问题。总之，相关性、有效性(包括合法性与安全性)是文件形成者在文件形成鉴定中，最为关注的问题。
文件办理完毕后，接着就要进入档案室，档案室鉴定文件的重点，是就一组文件与机关职能的相关性、真实性、合法性进行整体性鉴定，这种整体性鉴定主要是检查文件的完整程度，是否属于归档范围，分类是否科学，保管期限划分是否准确，当然，也考虑文件的真实、合法与机关职能的相关性问题，维护与保持整个机关工作的历史全貌是机关档案室工作人员的根本任务，其具体要求是区分归档与不归档的文件，把握不归档文件这一条线，将不归档文件挡在档案室的门外，同时，对归档文件进行保管期限的划分。概括起来，档案室鉴定的目的是为了维护和保持档案内容反映本机关的历史面貌，本机关文件的归档与不归档范围是它的鉴定标准，它的鉴定程序是： （1）区分归档与不归档范围；(2)划分保管期限；(3)进行科学分类。
基层档案室鉴定工作的现状由于诸多因素,长期以来未能引起足够的重视,室藏中存在的“玉石不分”、“鱼龙混杂”的现象严重地影响了室藏的优化。因此,适时、有效地开展档案鉴定工作势在必行。目前,基层室藏档案鉴定工作的主要问题是:(1)对鉴定工作的思想认识不到位。档案部门在指导思想上认为室藏档案数量不多,藏品年代不久远,收藏、保管、丰富室藏和档案信息资源开发利用是档案部门的主要任务,超过或接近保管期限的档案目前库房还有存放的空间。（2）档案文件材料保管期限的划分不尽合理。由于一些机关单位对档案工作的重要性认识不足，致使办公室的文书工作人员也放松了对文书归档立卷的要求，没有认真学习领会国家有关档案保管期限的规定，该存永久不立入永久卷；或搞“一刀切”，毫无鉴定地全部予以立卷归档。(3)文件材料收集不够齐全完整。如会议记录、干部职工花名册、工改文件材料等，个别领导的抽屉里也锁有某些重要的文件材料没有归档，这点在我县表现尤为突出。
机关工作人员在承办各种具体工作的过程中要对文件进行收集、整理，其中，鉴定和收集与自己工作有关的文件是工作承办者完成好本职工作的前提，在这里，哪一份文件与他的工作有关，哪一份无关，承办人员非常清楚，工作责任要求他，在经办过程中收集好每一份与本职工作有关的文件，这里的鉴定标准非常明确，事情承办结束，文件经过文件形成者的整理集中到档案室，档案室的工作人员，因为不是承办者，他们不可能像承办人员―样，再一张张，一页页地对文件进行重复鉴定，同样道理，档案室上交档案馆的档案，档案馆的工作人员也不可能，更没有这个能力，再一张张，一页页地去鉴定它。
在鉴定工作中，衡量文件、档案的价值标准都是主观的。在文件形成阶段，文件的真实性、有效性、合法性与机关工作职能的相关性是人们衡量文件是否具有价值的重要标准，本人认为各阶段档案鉴定程序和标准的内容都是不同的。
在档案室，衡量档案的价值，就要从档案能否反映和维护整个机关工作职能的基本面貌来判断；它不可能也不能够又去研究文件与具体工作过程中的关联问题，在档案馆，衡量档案的价值，则从本地区的历史面貌来看问题，看看所保存的档案与整个地区历史面貌的关系，这是在档案馆衡量档案价值的重要标准，其他宏观鉴定、年龄鉴定都要服从于这个标准。一个档案馆如果连本地的档案都保管不好，却要去保管别地别人已不要的档案，这岂不是天下奇闻吗?
各级各类档案在档案室保管十、二十年后才归人档案馆保管，档案馆鉴定档案，其重点则不可能去考虑当时所发生的历史事件问题，而是从整个历史发展的角度去考虑如何反映本地区的历史记忆问题，这时鉴定者考虑的是档案的种类、档案的成分与反映整个地区历史面貌关系的大小问题；而不是也不可能去考察这一组文件是否真实反映哪个机关的职能问题。档案开放鉴定，档案销毁鉴定，这些鉴定的标准也是从整个档案馆的角度去考虑的，他们鉴定所把握的标准，主要不是档案内容是否反映哪个单位职能的问题，而是从整个地区看一批文件在整个地区的历史发展中所起的作用。因此进行这些鉴定，不可能一份份、一卷卷地进行，只能从目录上，大体地有重点地进行。因此，档案馆鉴定的程序，第一步首先是从整个地区出发确定自己的进馆档案的范围，第二步是把这个方案落实到各个机关和个人，然后时间一到，逐步地把档案收进档案馆，各个机关档案室在这里只充当被动角色，有的机关并不一定被列入收进的范围；第三步是档案开放的鉴定，第四步是档案的销毁鉴定。第五步是对期满档案、重复档案的鉴定。档案鉴定是档案馆工作的一项重要内容。因为按目前我国的档案接收政策，市县一级档案馆是接收长期以上档案进馆的。长期档案进馆后，不管它的期限有多长，总有期满的一天。正常情况应该每年对保管期限已满的档案进行鉴定，运用全面、历史、发展的观点，逐卷逐件地审查文件材料，重新制定其保管期限，剔除无保存价值的文件材料予以销毁。