企业档案的价值与管理实践
信息来源：黄梅县档案局 潘满锋 发布时间：2015-03-05作者：
摘要：企业档案作为档案具有“工具价值”和“信息价值”两个方面的双元价值，研究企业档案的管理实践，不仅对企业档案工作的加强和发展有重要意义，而且对我国档案事业及档案学科的发展也会产生深远的影响。
关键词：档案价值 企业档案价值 企业档案价值的实现 企业档案价值管理实践
一、企业档案的价值
企业档案是企业档案的工作对象，具有档案的各方面属性。档案是人类对凭证信息的合目的控制。它在本质上具有双重属性，一方面作为人类记录的控制方式，人类的初衷在于它的结构形式所赋予的功能，即所谓“工具价值”；另一方面作为控制中的凭证信息实体，其内容负载的价值，即人们所公认的“信息价值”。前者是一种普遍意义的价值，后者是一种个性价值；前者由档案的自然属性赋予，后者由档案的社会属性赋予。企业档案工作的价值取向也体现在档案的工具价值和信息价值两个层面，且是两者的结合体。具体价值体现在以下四个方面。
（一）企业档案是企业资产的重要组成部分
长期以来，在我国的企业管理实践与理论研究中，大部分都没有把档案看成是企业资产的构成之一。因此， 形成了长期以来企业档案管理与企业生产、经营脱节，受不到企业法人、企业管理者和员工的重视，企业档案工作的投入与产出不明显，同时也严重影响到企业资产的利用效益。市场经济的发展和完善，使人们看到了档案对企业存在的价值， 人们从不同的角度呼唤重视企业档案的管理，因为企业档案是企业的一种资产， 要盘活这一部分资产，为企业创造出更大的效益。
档案是资产，是企业的档案资产，它是指从档案中获得的、对企业能够持续发挥作用，并为企业带来经济利益或者效益的档案形态的信息。因此，不难看出，企业档案资产只是那些可能给企业带来效益，尤其是经济效益某一部分的企业档案。我们把这一部分企业档案称之为“企业的档案资产”。 企业档案资产显然属于企业知识类的无形资产范畴，因此，我们不能再把企业档案看成一堆“废纸”，它是企业的一笔巨大的无形资产。在新的历史时期，市场经济对企业管理提出了新的要求，在重视有形资产管理的同时，不能忽视档案无形资产的价值所在。
（二）企业档案是保护企业权益的法律凭证
企业档案作为企业资产权益的原始凭证，是维系企业生存和发展的生命线和保护神，企业档案工作做得好坏，关系到企业的合法权益。随着现代企业制度的建立，一大批企业因改制重组隶属关系和内部结构发生了重大变化。同时，由于按照市场机制原理，有多个企业联合或经济组织的大量出现，使得企业的组织机构和经营管理人员不断出现较大的变换和更替，特别是出现了一些跨行业、跨地区、多成分的混合经济组织，以及企业破产和企业间的兼并等，使得企业之间的债权、债务及经营、销售等经济活动呈现多元化和复杂化。如何理
顺和合理确定企业的产权，怎样保护企业既得利益和合法权益，如何公正解决企业之间的经济纠纷及企业与职工之间的劳动纠纷等问题，也使得企业档案这一原始凭证显得更为重要。
（三）企业档案是企业再发展的重要信息资源
企业档案作为企业现有知识水平和管理经验的积累，是企业管理工作的基础和条件，当然也成为企业再发展和再提高的可利用的重要信息资源。企业档案是企业的重要组成部分，企业的一切活动和企业创造与发展的全过程反映在企业档案上。企业的现状是历史的延续， 又是未来的历史，企业目前和未来的经营管理、技术开发和新产品研制，都离不开对企业原有和现有人财物、产供销等各种基础条件的准确掌握，而所有这些技术信息资料都主要凝聚在企业档案中。
然而，企业档案的借鉴、参考价值隐含在企业技术改造、产品开发、常规管理等具体工作中，如要让其带来新的突破和产生新的效益，还有一个深入开发研究的过程，因而使得一些企业档案资料并没有变成现实的经济信息渗透在企业活动中，而是停留在潜在生产力阶段。另外，一些企业在搞技术开发时，只找技术信息部门，甚至不惜重金引进相关技术和信息，对如何利用现有的条件和档案资料深入开发研究则是个薄弱环节。这两个原因作用的结果是企业档案的经济价值没有充分发挥出来。因此如何使企业档案更好地为经济建设服务，使潜在生产力变成现实生产力，这是档案工作的一项重要任务，也是一个亟待解决的现实问题。
（四）企业档案隐藏着许多重要的商业机密
企业档案的内容记载了企业经营管理及发展进步的全貌，其中既有行政性管理资料，也有生产经营活动和技术类资料，既有一般性档案资料，也有内含重要商业机密的信息资料。特别是一些重要的文件经过一定的制度和手续转化为档案资料后，其历史使命并非一次性完成，有的在很长时间内一直起着重要作用。保存这类档案的价值也不仅仅在于备查、备考，它对企业的经营管理有重要的影响，甚至起决定性作用。因此，企业领导人必须充分认识这一点，严格保管和合理利用企业档案，否则商业机密一旦泄露外传，将会给企业带来难以估计的损失。
二、如何体现企业档案的价值
企业档案工作要生存发展就必须充分体现价值，也就是说，企业档案部门在企业经营活动中同样是要产生效益的。这个效益并非传统概念上的利润，而是通过企业档案部门提供的信息资源，对企业的经营活动产生影响，从而产生效益。这个过程，我们称之为档案的开发利用。
我们日常讲的“参考作用”、“直接依据”及“原始凭证”等，都是档案价值的具体表现形式，充分利用这些，最大程度地发挥它们的作用，是档案价值的最好体现。现实工作中， 档案人员利用掌握的大量技术档案资料， 为企业的技术改造和科研创新提供第一手参考数据。信息资源，促进企业的科技发展，并从企业知识产权的角度， 维护企业的根本利益； 通过发掘。整理，将企业发展各个阶段取得的各项成果。荣誉，汇聚。展示给企业的合作伙伴，提升企业的信誉，甚至可以起到广告无法达到的效果； 在市场竞争过程引发的纠纷及至诉讼中， 利用档案的“原始凭证”、“ 直接依据”作用，维护企业利益，挽回企业损失的例子更是屡见不鲜。 当前随着我国杜会主义市场经济和现代企业制度的建立， 企业的所有制形式呈现多样化，如国有企业、民营企业、乡镇企业、外商投资企业等， 这些形式的企业在其资产经营过程中又变化多端，形式多种，如股份制、股份合作制、兼并、出售、租赁、承包经营、托管、行政性重组、破产等， 面对纷繁复杂、动态的资产运营方式，利用档案的 “原始凭证”作用，在摸清家底时，可为维护企业自身利益，促进企业的可持续发展发挥其不可替代的作用；更可利用档案中的大量信息资源，向企业的决策者提供准确。详实的资料，在企业打入市场。参与竞争。开发新产品甚至企业审计。资产管理等方面发挥作用。实践表明，企业档案中蕴藏着丰富宝藏，只有通过档案人员的开发利用， 使其在企业的经营活动中产生效益，才能凸显出它的价值。
三、企业档案的管理实践
现代企业的社会化大生产逐步由过去的劳动密集型走向自动化、程序化。信息化时代，企业为提高自身在国际上的竞争力，根据企业的职能，加快信息化建设步伐刻不容缓。在企业大力实施信息化建设的大背景下，文件与档案管理实践迎来了巨大的创新机遇和空问。计算机管理广泛应用于企业生产管理活动的方方面面。计算机进行产品的辅助设计、辅助制造和辅助数控编程，参与企业管理系统的制作文件’统计和数据处理，进而发展到把产品数据管理系统与有关人、财、物、产、供、销的管理信息系统和制造资源计划系统等组合在一起的企业信息集成系统，企业档案管理也发生了巨大变化。
（一）工作平台创新
建立信息系统的目的是将传统业务工作流程优化后．借助于软件编程和数据库管理技术，重塑计算机工作流程来支持、执行和管理机构各项职能的业务活动。这些信息系统在企业办公领域创建起数据信息的产生登录、流转处理、收集归档、鉴定、保存、迁移、利用的全新工作平台。它具有涉及信息量大、参与应用岗位人员众多、数据库功能强大、信息传递迅速、易于交流、信息流向与办公的工作流程非常接近的特点。为企业员工提供了现代文明办公和规范管理的工作平台。同时，信息系统的建立为机构业务活动提供了信息流向规范、控制集中、信息利用方式灵活的工作平台，使文件与档案管理实践跃上了一个新的台阶。
（二）流程创新
在纸质文件时代，由于受工作环节、工作岗位、工作步骤的限制，文件与档案管理更多地关注具体的业务活动，管理活动就如一个一个的串行节点，前行工序直接制约着后面的工序。传统工作模式形成的串行工作流程，是影响工作效率的重要因素。而信息化时代，创建文档一体化流程成为全新的理念，它是对分工后的工作环节、工作岗位、工作步骤的一体化集成的过程，它不是把因分工而形成的工作碎块拼装起来，而是根据总体目标经过技术和业务的互联提供无缝的互操作平台．企业档案载体的转变，使企业在各项管理活动中，电子文件以其快捷的办公进度和传递速度逐步取代了纸质文件。电子图纸也以手工制作所无可比拟的优势大量出现。通过计算机辅助设计使产品图纸的设计、存储、查询和修改变得快捷又方便。
流程的创新．使工作平台提供的文件与档案工作之间实现无缝链接成为现实，它不仅改变了文件与档案工作的质量和内容，对文件与档案工作者的管理实践观念和思路也形成巨大的冲击。
（三）管理创新
应有适应时代发展的管理手段，对于企业档案部门来说，采用科学的管理手段，为实现档案管理的现代化打下基础是非常必要的。信息化时代，计算机设备故障、病毒侵袭、用户误操作、自然灾害等各种岗素，都会造成计算机系统的破坏，导致存储数据被破坏或完全丢失。因此，在信息时代文件与档案管理工作添加了信息安全管理这一重要内容。信息安全管理主要通过对信息本身与信息工作人员实施管理两个方面来理解。
信息管理通过采用设置防火墙等技术手段，在计算机硬件环节上阻隔不安全隐患，保证系统运行安全；同时，还要加强对工作流程、文件信息以及信息保管方式的管理，确保信息运转流畅、安全可靠。流程管理是对整个系统运行状态的监控和对系统的每一项目或任务的流转、执行情况的跟踪和监控。通常系统管理员负责流程的监控管理，这是系统安全稳定运行的重要环节，也是确保系统产生的电子文件的真实原始性、齐全完整性的重要保证。因此，文件、档案管理人员有责任和义务关注流程管理的科学性、准确性。信息工作人员管理主要是加强对信息工作人员的管理，“建设一支高度自觉、遵纪守法的档案人员、技术人员队伍”。
（四）制度创新
如何保证信息系统在应用过程中能适应不同阶段、不同性质用户的需求，以发挥最大效能：如何规范地应用、开发信息系统，以获得最好的效果，靠的是企业提供的良好管理政策。在信息化时代，文件与档案管理制度的建设与办公业务管理，信息化管理密不可分。从保证信息系统的规范应用，合理开发、信息安全等方面综合考虑，企业需要在行政规章、业务规范、技术规则等几个层面，组织信息部门、业务部门，共同建立起企业级信息管理的标准规范体系。
（五）服务创新
信息化时代，文件与档案工作的服务方式、内容．与传统档案利用服务相比，发生了巨大的变化，提供了前所未有的发展和创新空间。创新之首，即树立信息服务的理念。信息系统深入、广泛的应用，形成了质优量大的电子文件信息资源。信息系统用户群体越多，对信息服务的要求就越多、越广，因此档案工作人员首先要树立信息服务的理念。
信息服务强调主动服务。档案部门要对信息产生的来源、信息共享的需求保持高度敏感，要经常动脑筋、想办法去收集信息，调查了解系统用户潜在的需求，有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式，有计划地对电子文件信息资源进行开发、加工。并转化、制作成信息产品，提供服务。业务部门在建立信息系统之后，面对的一个问题是信息数据的长期大量积累。如何科学地保管、利用它们，成为建设者们必须考虑的问题，而档案管理部门是有足够经验解决这些问题的部门。因此，为信息系统建设单位提供信息数据的解决方案．是一种更高层次、更高水平的信息服务。