加强社保档案管理 促进社保事业发展
信息来源：麻城市社会保险局 周明 发布时间：2015-03-12作者：
档案工作是社会保障事业发展的一个不可缺少的方面，社会保险业务档案是民生档案的重要组成部分，它涉及参保职工的基础信息、缴费记录、待遇发放、管理服务等，这些参保信息和材料伴随参保职工的一生，在业务经办的过程中，社保业务档案管理的好坏显得尤为重要，因为它关系参保职工享受社会保险待遇的切身利益，现结合工作实践，就如何做好社保档案工作谈一些粗浅的认识。
一、加强社保档案管理的必要性及重要意义
1、加强社保档案管理，是社会保险业务本身的必然要求。《社会保险法》第九章第七十四条明确规定：“社会保险经办机构通过业务经办、统计、调查获取社会保险工作所需的数据，有关单位和个人应当及时、如实提供，为用人单位建立档案，完整、准确地记录参加社会保险的人员、缴费等社会保险数据，妥善保管登记、申报的原始凭证和支付结算的会计凭证。”这就从立法的高度阐述了社会保险档案管理工作的重要作用，一个参保职工从申报办理参保到离退休，它涉及参保对象的历年缴费，享受养老、工伤、生育、医疗、失业保险待遇，要经过诸多环节，每个环节都牵涉到职工的切身利益，这些基础信息和资料要作为最原始的资料存入个人档案，且保管期限为100年，其后要不断缴纳社会保险费，直至达到国家规定的法定退休年龄，伴随人才的合理流动，还要办理养老保险关系转移和保险基金的转入转出手续等，这些详细的个人档案资料记载，就成了今后支付社会保险待遇的重要依据，社会保险业务本身就包涵和决定了社会保险档案管理工作的突出地位。
2、加强社保档案管理，是完善社会保险制度的需要。《社会保险法》、《社会保险业务档案管理规定(试行)》(人力资源和社会保障部、国家档案局联合印发的人社部第3号令)的出台，标志着社会保险工作有法可依，档案管理更加规范，随着社会保险制度的逐步完善和企业改制的推进，社会保险经办机构不但要履行社会保障的职责，同时还要承担起对离退休人员的社会化服务与管理职能，如此庞大的社会保险系统工程若无完整、准确的个人资料记载，即安全有序的社会保险业务档案管理，社会保险部门的工作就会陷入困境，社会保险事业的发展更无从谈起。
3、加强社保档案管理，有利于社保经办机构提高业务质量和办事效率。业务档案的收集、分类、整理，实质上是对业务工作进行有序地梳理和有效的归纳，对已完成的业务工作进行回顾整理、总结，从中找出经验教训，将对正在进行或进一步开展的工作提供良好的借鉴和推动。可以为决策者提供准确的各项数据，为领导科学决策提供服务，提高办事效率，如果档案管理工作不到位，势必影响社保经办机构的办事效能、公信力和形象。
二、加强社保业务档案管理的途径
1、推进社保业务档案管理规范化。根据国家档案局的有关规定，档案保管期限只确定为永久和定期，定期档案保管期限分为50年、30年和10年，然而，社保业务档案是反映一个参保职工从参保登记、缴纳社会保险费、享受离退休待遇直至亡故所形成的相应资料（死亡的个人档案还要保存五年才能销毁），社保业务档案保管期限，因社保业务的特殊要求已不适合上述保管期限。2009年人力资源和社会保障部、国家档案局颁布了《社会保险业务档案管理规定（试行）》第3号令，2011年湖北省养老保险局、省档案局制定了《湖北省养老保险业务档案管理办法（试行）》，明确规定了社保业务档案的保管期限为永久和定期两类，定期保管期限分为100年、50年、30年、10年，业务档案的保管期限，自形成之日的次年1月1日开始计算。规范了社保业务档案的操作标准，为实现社会保险事业健康可持续发展提供了重要的法律保障。
2、推进社保业务档案管理标准化。一是要统一业务档案管理工作制度，我局已制定了“麻城市社保业务档案管理”等六项档案管理工作制度，要求业务经办股室在业务操作过程中依法开展业务档案的收集、整理归档工作，坚持“谁经办、谁负责”的原则，由各部门业务经办人员整理归档，杜绝档案毁损、遗失和泄密现象的发生，在规定的时间之内向本局综合档案室移交，任何单位和个人不得将档案资料据为已有。二是要统一归档范围。根据《档案法》、部令第3号《规定》等相关法律、法规规定，我局重新修订和出台了具有针对性和可操作性的麻城市社保局《机关档案分类方案、归档范围、保管期限表》（简称“三合一”制度），2010年初经市档案局批准执行，确保社保业务档案收集齐全、完整。纸质档案与电子档案一并于次年5月底前向本单位综合档案室移交。基金会计、统计报表等养老保险会计档案由会计部门收集归档，在会计部门保存一年后向本单位综合档案室移交。移交档案应填写《档案交接清册》，办理交接手续。与此同时，全局上下努力强化档案管理工作意识，树立综合档案室是社保业务档案的“家”的观点，局领导非常重视硬件建设，按规定实现了档案库房、档案查阅、办公地点三分开，配置了档案密集架、空调、微机、抽湿机等具备“八防”功能的综合档案室，确保了档案的安全。
3、逐步实现社保业务档案管理电子化。社保业务档案管理只是手段，为参保对象服务才是目的。现在我局已配置了全市统一的档案管理软件，要求业务档案应当按照统一标准，即“三合一”制度，建立电子档案目录和专题数据库；实行档案全文扫描，建立全文数据库。电子档案数据应采用两种以上可靠介质进行离线备份和异地备份。异地备份要用书面形式约定双方的权利和责任。
三、充分发挥社保档案的有效利用
确保社保业务档案的安全、完整、准确和利用，是档案管理员的重要职责。截止2011年底止，我局综合档案室藏有各类业务档案26000余卷(册)，近三年平均每年利用档案资料2000余人次。努力加强了对档案信息资料的整理和综合分析，挖掘其中对规范经办业务和服务广大参保职工的有价值的各类信息，更好地发挥社保档案在规范业务经办、管理、主动服务社会大众方面的积极作用，满足社会各方面对档案管理和利用的合理需求，为麻城经济发展服务。