档案部门如何搞好资政服务
信息来源：浠水县档案局 张嘉慧 发布时间：2015-04-03作者：
[内容提要]存史、资政、育人”是新时期赋予档案的三大基本功能。本文阐述了档案部门开展资政服务的现实意义、档案资政服务的途径与方式，以及如何更好的开展档案资政服务，以进一步提高档案资政服务的能力和水平，更好地为经济社会发展服务。
[关 键 词]档案资政 服务
存史、资政、育人”是新时期赋予档案的三大基本功能。“存史”是保存过去，“资政”是服务现实、“育人”则是塑造未来。因而就现实而言，发挥档案的资政作用更有利于提高档案信息资源的利用价值，也是推动行政决策科学化、民主化，服务经济社会发展的有力举措。
一、档案部门开展资政服务的现实意义
当今社会是信息的社会，信息已广泛渗透到社会的方方面面，成为发展生产、科学管理的一个非常活跃的决定性因素。行政决策是一项重要的管理职能活动，利用信息为决策服务，已成为行政决策的一项基本原则与方法。档案是重要的信息资源，档案部门开展资政服务，既是档案工作自身的内在要求，也是时代赋予的使命。
首先，开展档案资政服务是档案信息自身特点、本质属性的必然要求。
档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。档案中承载着大量的信息，在一定程度上反映着人类各种社会活动的真实面貌，是一种重要的、可依赖的信息资源。档案信息既能服务现实，又能预测未来，符合行政决策对信息的要求。档案具有原始性、社会性等多种属性，从它的形成、本质属性和作用来看，都与行政公务活动有着密不可分的关系。档案的原始性在于它能反映过去某一行政决策形成、执行、结果的真实情况，为人们分析问题、总结成绩、汲取经验教训提供第一手资料。档案的社会性决定它既来源于社会活动，又服务和再作用于社会。查考利用是档案的本质属性，也是其基本作用。按照“文件生命周期理论”，档案是本身就具有查考利用价值的文件形成而来，是过去的决策思想、经验、成果的沉淀。因此，不少学者认为档案具有天生的资政的作用。
其次，开展档案资政服务是档案工作科学发展的必然要求。
按照“档案两步整理理论”，档案实体整理和信息整理二者均属档案部门的基本工作，实体整理是第一步，也是档案信息整理的基础；信息整理是第二步，能优化档案的内容，是使档案能够在社会上发挥作用的重要步骤；从第一步到第二步，既是实现档案的社会价值，也是档案工作水平提高的重要标准。因此，档案信息的利用才是档案工作的最终目的和方向。
冯惠玲教授认为，今后档案工作的发展趋势之一就是档案工作和业务、事务更加贴近，档案作为一种信息流，是整个社会运行中的血脉，是社会运行中不可缺少的组成部门。随着档案事业 “三个体系”建设的提出，档案部门也在积极探索档案工作由传统管理模式向现代化管理与服务模式的跨越。“利用优先，服务先行”的理念使档案部门不仅仅停留在过去单一的保管功能上，而要使“死档案”变成“活信息”。管理是手段，利用是目的，存而不用是一种巨大的资源浪费。利用档案信息参与资政服务，是档案部门服务社会的重要形式。中国人民大学张斌教授认为：“档案资政服务与档案公共服务、社会服务并不矛盾，提高档案资政服务能力是提高档案综合服务能力的重要途径”。档案部门要持续科学发展，就要积极开展资政服务，努力把“档案库”建设成为“思想库”、“智库”，充分发挥好档案的参谋作用。
再次，开展档案资政服务是行政决策民主化、科学化的必然要求。
行政决策是基于决策者对现实情况的把握与对历史经验教训的总结分析之上。现代决策面临复杂性、多元化的环境，影响决策的因素非常多，利用已有的决策成果能提高准确性，从而在纷繁复杂的客观环境中找出最优化的方案。档案信息是过去行政决策的记录，为科学分析和进行新的行政决策提供了可借鉴的事实数据和经验教训，提高了决策的效率，减少不必要的失误。利用档案信息决策，使决策者更多依赖于客观事实，减少主观臆断，提高决策的民主性。
人类的任何社会活动都具有联系性、沿续性，行政决策也不例。按照文件生命同期理论，文件在每一阶段因其特定的价值形态而与服务对象、保存场所和管理形式之间存在一种内在的对应关系。很多决策都具有连续性和阶段性，一些具有连续性的决策还可以通过已经形成的档案信息及时追踪和修正决策，有效推动决策的科学性。因此，更好发挥档案信息在行政决策中的作用，不仅能更好的提升档案信息资源的参谋服务功能，还一定程度上推动着行政决策科学化、民主化的进程。
二、档案资政服务的途径与方式
档案馆是一个地方永久保管档案的基地，而档案室是统一保管档案的内部机构，它们虽然隶属不同，级别不同，但都是保存档案信息的中心，也是开展档案资政服务的主要窗口。各级档案馆主要为党委、政府行政决策提供信息服务，因其丰富的档案资源而在档案资政服务中占有重要的地位。档案室是为机关行政决策提供参谋和咨询作用的部门，是机关工作的助手，为机关行政决策提供参考和依据的档案信息，也是提高机关工作效率和工作质量的必要条件。档案馆、室开展资政服务的主要方式有：
1、利用档案资料开展服务。这是档案馆、室最常用、最为直接的一种资政服务方式。利用馆、室藏档案信息资源全面、系统、集中的优势，能为行政决策提供方便快捷的服务，特别在重大灾害、活动和事件的决策中发挥了较好的资政服务作用。如1998年，我县遭遇百年不遇的罕见大水，在汛情危急关头，上级要求炸毁我县境内的白莲河水库，以维护重要城市安全。这座水库是我县乃至黄冈地区最大的一座人工水库，建成时间不长，耗资巨大，在水利、发电等方面发挥着巨大作用。面对这一重大行政决策，政府部门立即广泛搜集有关的水文、气象最新信息，细致地查阅水库的详细档案资料，并与水利、气象专家共同研究，认为该水库完全有能力承受预计的最高水位。事实也证明了这一点，从而挽回了可能造成的巨大损失。近年来，档案部门通过政府信息公开场所、现行文件中心的建设，进一步集中了政务信息资源，不仅方便社会公众对档案信息服务的需求，也为资政服务提供了更加便利的条件。
2、档案编研。档案部门围绕社会发展要求和党委、政府的中心工作，开展档案编研，为领导决策提供有价值的参考。与单纯的提供档案原始档案资料相比，档案编研是更高层次的服务形式，它通过对档案信息进行二次加工，有针对性地为决策者提供解决问题的思路与方法，进而为科学决策提供依据，变被动利用为主动服务利用，进一步提高了服务的质效。如一些省市先行先试，通过举办《档案资政参考》等内部刊物，主动参与行政决策，得到了党政部门的一致好评。
3、档案网站。随着信息技术在档案管理中的广泛应用，档案信息资源的开发和利用跃上了一个新的台阶，档案网站的出现，成为档案资政服务的又一平台。已公开的档案资料经过数字化加工，发布到档案网站，使档案信息的利用更加方便、快捷、灵活而高效。目前，全国档案网站发展迅猛，已成为档案资政服务的新趋势。
三、档案部门如何开展好资政服务
利用档案信息为决策服务古已有之，随着社会的发展与进步，行政决策科学化、民主化的发展，档案信息必将得到更加广泛，更深层次的利用。笔者认为提高档案部门资政服务的能力，要把握好以下几个方面。
1、强化手段，提高档案资源共享与服务水平。一是要建立完善的社会档案体系，形成以各级档案馆为主体，包括各级机关、团体、企事业单位、乡镇、村档案室的社会档案管理网络。通过加强资源建设，夯实档案基础业务工作，提高档案管理水平，不断提高档案信息资源的整合与利用。二是要加快档案信息化步伐，方便档案资源的传递与共享。信息网络的建成和信息技术的广泛应用，为档案信息的利用提供了更加广阔的前景，档案信息在行政决策中的利用也将进入一个新的历史时期。通过数字化带动战略，大力建设数字化档案馆、数字化档案室，加快档案信息数字化，使更多可开放的档案信息通过互联网、档案网站、政务内网、局域网得到共享，有效提高档案资源的利用效率，扩大档案资政服务的社会效益。
2、转变观念，为行政决策尤其是重大行政决策提供主动服务。档案部门要摆脱“边缘化”的命运，就要主动从“三线”走向一线，积极服务党委和政府工作大局，服务各级各部门的领导决策，充分发挥档案资源资政襄政的作用。一是要加强与信息决策部门的联系，选准方向，主动服务。要将平时主动的档案信息服务与有针对性的档案信息加工结合起来，建立信息沟通与服务机制，满足行政决策部门内部信息参考的需要，成为领导的智囊，把档案库建设成为信息库、思想库、智库。二是要加强专业队伍建设。随着信息技术在档案管理中的应用，档案工作的重心除档案实体管理外，还应逐步向档案信息资源服务体系转变。档案工作者同样面临着角色的转变，要从档案实体保管员转变为档案信息的管理者，知识提供者及决策咨询者。要培养、建设学习型、研究型、复合型、创新型的专业人才队伍。同时，档案工作者要树立“有为才有位”的服务意识，服务中心工作有作为，服务部门业务工作有作为。
3、找准切入点，打好档案编研这张牌。档案编研是对原始档案信息加工后派生的二次信息，它能够提高信息的真实性和清晰性，提高信息的有序性与系统性，从而提高信息的价值和能量。要从档案为地方经济社会发展服务的高度，进一步明确档案编研的新方向和新要求，做好新时期档案信息编研工作，在为领导提供档案历史资料，资政参考方面发挥更大更好的作用。一是要围绕中心大局，审时度势，积极跟进，做好结合文章。要与党委、政府的政策研究、决策部门建立沟通联系机制，通过信息反馈，或召开座谈会等，及时了解需求，确立正确的选题。二是要增强大局意识，把握党委政府中心大局和领导关注的重点，广泛搜集，深度挖掘，精心编研，增强资政参考的针对性，实效性。特别是在抢险救灾、一些突发、危急的重大事件时，通过提供档案信息支持，提高决策的准确性，减少公共危机处理的盲目性。三是要立足馆藏资源，挖掘与现实联系密切，合乎政情、民情的选题。要学会在故纸堆中淘宝，挖掘档案资源，不断探索档案编研的新思路、新方法。
随着经济社会的发展，我国的政治建设不断民主化、法制化，既对档案部门服务能力提出了更高的要求，又给我们提供广阔的舞台，档案部门开展资政服务必将大有可为。