关于分类号设置的几点思考
1、 科学设置分类号的重要性
在档案整理的过程中，分类号的设置是一个不可回避的问题，分类号的设置是否合理直接决定一个单位、一个全宗档案整理的科学性；决定室藏、馆藏档案体系是否科学有序，是否能够全面完整的反映全宗发展的历史和现状；决定一类档案的整理是否具有连续性，是否完整的反应一项工作的起源及发展演变。
已归档的档案依靠档号进行检索，分类号是档号的重要组成部分。绝大部分档案的档号由“全宗号-分类号-目录号-卷件号”四部分组成，其中全宗号、目录号、卷件号均主要由阿拉伯数字构成，仅指明该件档案的出处和存放方位，而分类号代表该件档案的类别、性质、保管期限等重要特征，代表档案与档案之间的平行或者从属关系，同时，分类号是归档档案科学排架的基础和依据。可见分类号是档号的核心组成部分。
2、 分类号设置与分类标引的区别
2.1、概念区别：
分类号设置是指依据《中国档案分类法》给某一具体档案标注分类号 。此时的分类号是指类目的简明编码、标记符号，它可固定全部类目的先后次序和明确一个类目在分类体系中的特定位置以便于标引、排列和进行检索及组织馆藏。
而分类标引是指将档案主题的自然语言转换成档案分类检索语言的过程，也就是对档案进行主题分析的结果赋予分类号标识的过程。档案条目按所赋予的分类号排列起来，就形成了一个与分类体系相同的逻辑系统，从而达到系统反应档案，便于检索、利用。（见国标GB/T 15418-94《档案分类标引规则》）
简单的说，分类号设置是指对同一类档案实体给出相应代码，分类标引是对已归档的档案内容或主题进行标识。虽然分类标引中使用的档案标识符在《档案分类标引规则》等相关标准中也经常被称为分类号，但显然此分类号是不同于分类号设置中的实体档案分类号的。
2.2、应用区别：
传统的档案工作划分为收集、整理、鉴定、编目与检索、保管、统计、编研、利用八个环节，分类号设置是在档案整理环节中的工作，分类号设置应早于档案整理，在制订档案整理方案时设定。分类标引属于档案编目著录工作之一，属于档案编研工作的范畴，分类标引工作必须在档案整理归档完毕之后进行。分类号设置是对档案实体进行的标识，对一种类型的档案设置代码，而分类标引是对档案内容进行标识，是选用恰当的标识表达档案文献的主题，以提高检索效果。（见《档案分类标引规则》）
2.3、适用依据区别：
随着科技的发展，档案著录中分类标引和检索的许多工作逐步可由由计算机替代。但原档案著录标引所引用的依据标准仍可以在标引著录的计算机前处理工作中被应用，这些标准有：《中国档案分类法》、档案分类标引规则、《中国档案分类法》类目细分规则、清代档案分类表和民国档案分类表等。
笔者查阅大量资料，未见分类号设置的相关标准。
3、 分类号设置缺乏统一标准原因分析
古往今来，国家和社会产生的档案量相当大，有公务档案、私人档案，有历史档案、现行档案，有通用档案、也有专门档案，等等。国家档案局在2011年以文件形式公布了两批100种的国家基本专业档案目录，也只是我国现行产生的大量专门档案中的一部分，可见档案的种类是海量的。海量的档案种类之中，各类档案之下又存在大量需独立归档的实体类型，并且档案类型的产生是动态的，不是一成不变的，因此，难以将所有档案类型统一在一个标准之中。
国家没有对所有档案实体的分类号进行统一，档案实体分类号设置又是档案整理过程中必不可少的环节（没有分类号则无法形成统一的档号），因此，社会档案分类号设置五花八门，行业与行业之间不同，单位与单位之间不一样，形成了块块管理、各顾各的现象。这些现象中有几种情况比较突出：
一是档案馆档案。档案馆档案一部分来自机关，一部分来自社会征集，社会征集的档案如何划分全宗和类别，如何与来自机关的档案一起形成科学统一的分类号是档案馆值得研究的问题；
二是行业部门的专业档案。行业部门专业档案类型众多，一种类型的专业档案（如公安业务档案、工商业务档案等）因业务的多寡又会产生或平行或交叉或从属的各种类型业务档案。行业部门专业档案的分类号多由行业主管部门自行确定，所使用的分类号代码花样众多，各不相同，有的使用拼音，有的使用罗马或英文或其他外文代码，还有的使用小数点到阿拉伯数字后多位至多个级别。甚至有的行业主管部门档案人员的档案知识不过关，印发的部门行业档案标准违背了档案管理的基本原则，给出的专业档案代码在一件档案上达十项之多，却行文强行应用文书档案格式的归档章，致使基层难以执行。
三是企事业档案。目前，我国企业、科技事业单位类型众多，有大、中、小型企事业单位，也有各类国营、民营、合资等企事业单位。众多的企事业单位，如何对档案进行统一的分类呢？大多数是自行分类，根据自身的行业特点或企业性质自行制订分类方案，然后设定分类号。部分单位设定的分类代码具有一定的科学性，但也有大量单位的档案分类方案存在明显缺陷。主要有两种表现，一是个人特征明显，带有管理人员的明显个人痕迹，只有当事人能够查阅利用，别的部门人员看不懂或者更换档案管理人员之后长期搞不清；二是制订的分类方案缺乏兼容度，随意性强，只考虑眼前和当下，缺乏全盘考虑和纵向思维。给一类档案设定分类号后，一旦历史上有相同或类似档案或者现阶段又产生类似平行档案或者将来有可能产生同类型档案，方案不能兼容，不能在分类号上看出顺延、平行或隶属关系。
近年，档案部门已在逐步加强企事业单位档案分类的指导，明确了企事业单位档案分块管理的原则。《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009）明确企业档案分为经营管理、生产管理、行政管理、…职工管理等10大类，同时明确其他科技事业单位可参照使用。笔者认为“10大类”不能简单的看成10个类别，而应该看做企业档案的10大方面或10大块类，每大类档案其下又会产生各种不同类型档案，我们再根据不同的类型分门别类的整理归档，分别编文件目录、案卷目录、分类目录或分期目录。那么对于企业产生的声像、电子、实物等类型档案，就可以根据其反映的问题进入到不同的类别中去归档。
正确理解企业档案分块管理的原则，可解决企业档案工作中许多分歧和疑难。但是当下企事业单位档案管理工作仍稍显混乱，企事业单位档案资源体系仍不够科学和统一，也就是分类体系不够科学合理。企事业档案业务建设中需要制订一些具体可行的业务细则，通过细则，可以引导基层业务人员正确的理解企业档案分块管理原则，从而科学性的、创造性的进行企事业档案的分类和管理。
四是机关单位档案。机关单位档案是国家综合档案馆档案资源的重要来源，机关单位档案工作是档案事业主体的重要支撑，机关档案工作是档案行政部门履行职能的重点工作之一。各级档案部门历来重视机关档案工作，特别是以达标升级为手段来推动机关档案工作以来，机关档案工作面貌发生了显著变化。因此，机关档案管理呈良性发展局面，机关档案体系逐步科学合理。
《机关档案工作业务建设规范》经过几次修订，一直坚持了机关单位档案由文书档案、科技档案、…专业档案等7大类组成。所有机关单位都按7大类组织档案资源体系，总体上达成了机关单位档案这一块的科学化、体系化、统一化，为将来档案馆的档案资源整合做好了准备，也极大减轻档案馆可能的工作负担。为配合《机关档案工作业务建设规范》的实施，档案行政管理部门又在文书、科技、声像等类型档案的分类管理方面出台了一系列的业务细则，对于指导工作、统一业务标准起到了积极作用。但是在专业档案和室藏资料这两方面却缺少相关规定：专业档案仍主要交由行业部门指导，专业档案主要由行业主管部门管理产生的许多问题在机关档案室都有不同程度的表现。档案部门应当会同行业部门从档案和专业这两个角度深入研究专业档案，用全局的、历史的眼光制订各类型专业档案分类方案，以保障各基层专业档案分类体系的统一和标准的一致；室藏资料是机关档案室室藏的一个组成部分，是7大类档案资源的一个补充和完善，加强室藏资料的收集是丰富室藏的一个重要途径，是机关档案室的一项重要工作。大部分机关档案室室藏资料内容单一，品种较少，分类五花八门，也应该制订一个基本的分类方案用来参照执行，由这个基本的分类方案提供一个分类的思考方法来指导机关室藏资料的收集和管理。
4、 机关档案实体分类号的常规构成
4.1 机关档案实体分类号的构成 机关档案实体分类号的常规构成为：档案（或资料）实体代码+类别代码（又称分类号）+保管期限代码+目录号代码
4.2、关于分类号的标识或称谓。 分类号与全宗号及档案的卷件号构成完整的档号。但在对某些档案的表述或者档案装具上相关检索栏目的标识中，有时档号不是以完整的形态出现。这就涉及到一个标识或称谓的问题，如1、文书档案执行《归档文件整理规则》以后，实行分期管理，文书档案的分类号通常只标识实体代码（W）和保管期限代码（y、30、10）即可，这时我们可以称此分类号为“档案实体与期限代码”，在相关的档案装具或检索、统计表格中设置“档案实体与期限代码”项并直接标识为W y、W 30或W 10。如2、会计凭证的产生量往往很大，通常的会计凭证需要分目录管理，因此目录号常常与分类号合并使用，我们可以标识或称之为“分类与目录号”。如3、大部分专业档案进行分类管理、分类排架，使用的检索工具则是分类目录。如果某一类型专业档案分类后又分成永久和定期两种保管期限，即在实行分类管理的基础之上再实行分期管理，则需要同时表述或者标识分类号和期限代码，我们可以标识为该类档案之下的“分类与（保管）期限代码”，如Zj y或Zj 30表示“永久期稽查类征管档案”或“30年期稽查类征管档案”。如4、如果再有档案需要同时标志或称谓它的实体代码和分类号以及目录号，则可标识为“实体分类与目录号”。
5、 关于会计档案分类号设置的一点实践
会计档案由专业岗位产生，究其根源应为专业档案的一种，因为其特殊的形态和普遍的存在性被视为一种专门的档案而独立研究、独立存档是具有一定科学道理的。
根据新修订的《机关档案室业务建设规范》，会计档案的实体代码定为KJ。 会计档案通常分为报表（即财务报告）、账簿、凭证、及其它类四大类，通常的大类代码（及分类号）为b、z、p、q。目前会计档案以永久、定期两种保管期限进行管理，则保管期限代码分别为y、d。如果一类会计档案产生量较大，如凭证，整理中需要分不同的目录管理，则需要加上目录号，通常以阿拉伯数字1、2、3等为目录号代码。
那么，通常的会计档案分类号包括以上四个部分组成。它的构成是会计档案实体代码＋分类代码＋保管期限代码＋目录号代码。如会计凭证2号目录的完整分类号为KJpd2。
一般情况下，四个部分构成的会计档案分类号可以准确标明该档案的类型、保管期限及所在的目录。但却忽视了一个问题，那就是工作中稍微大型的机关单位往往存在多套财务会计制度，存在不同性质的会计岗位，产生不同类型的会计档案。这些档案不能混合归档。那么归档时必须给它一个分类代码以区别于别的会计类型。这就是会计类型代码问题。
根据多年的工作经验，笔者发现会计岗位按类型可分为经费会计和业务会计两类。经费会计中有的分出机关经费（系统、主要、主办）会计和其它经费会计（有后勤、基建、三产、培训等等会计）。业务会计又有税收征管会计、国库会计、协会会计等等多种。有的单位规模较大，重要业务岗位较多，众多的业务岗位产生自身的会计档案，这些业务会计档案因为产生量大且具有较强延续性，需要单独归档。
以财政局为例，机关经费会计是必定存在的。一般年份机关经费包含了其他经费。特殊年份，其他经费中有后勤、基建、培训等会计档案单独存在。财政局业务会计档案中，除有大量产生的预算会计、预算外会计、农税会计、专项资金会计外，还有产生量不大的或历史上短期产生的行财、干训、控购、三查、国资、财政监督、农业开发等等十多种业务会计。
针对这么复杂的会计类型该如何处理呢，如何设置分类号呢？会计档案的基本分类代码已由四个部分组成，已无法再添加更多成分，成分过多就累赘了，容易使简单明了的代码复杂化。再者，四个部分之中已有三个部分的代码由汉语拼音的首字母构成，过多的成分会造成首字母的雷同率过高，从而使代码指向不明。因此我们以脚码的形式来设定会计类型代码，以避免雷同和增加成分。主要经费会计档案设定为脚码1。其它经费会计，类型少且量小的，与主要经费会计档案合并归档，按类型顺序排列在主要经费会计档案之后，混合编目。其它经费会计，类型多或量大，必须单独归档的，不论类型多少，一律按类型顺序混合排列，编一本目录，目录名称为“其它经费会计档案某某类案卷目录”，设定脚码为2。关于财政业务会计档案，取产生量大、具有较强延续性且必须单独归档的几类，如预算会计、预算外会计、农税会计、专项资金会计等，分类编目，分类管理，分别设定类型脚码为3、4、5、6。至于其他业务会计档案，无论类型多少，不再作类别管理，一律按类型顺序混合排列、混合编目，目录名称为“其它业务会计档案某某类（报表、账簿、凭证）案卷目录”， 设定脚码为7（或者空几个数字，以便将来前面添加新的主要业务会计类型）。其他业务会计档案中，有的年份会计类型多（多时达10多种），有的年份少（少时仅两三种），混合排列编目后，会计类型可自然淘汰或自然添加。不同类型的档案混排后，可在案卷目录的备注中、案卷盒背脊表中及案卷封面上注明档案类型或来源。
综上，财政局会计档案分类号设定中增加了一个会计类型脚码，是对常规分类号作的一点小小变动，既不改变分类号四个部分简单明了、指向明确的特性，同时，又解决了复杂的会计类型这个大问题，应该是对分类号设定标准的创造性运用。如财政局预算外会计凭证3号目录的分类代码为KJ4pd3。
6、 关于税收征管业务档案分类号设置的一点实践
无论国税还是地税，税收征管工作业务是相通的，税收业务工作按征、管、查分为征收、管理和稽查三个部分，税收征管工作的机构设定、职能划分也是紧密立足于这三个部分的，那么征管档案根据自然产生归档的原则，同样应该自然分成三大块管理。这就是征管档案的三个大类：征收类、管理类、稽查类。
根据《机关档案室业务建设规范》，专业档案的实体代码为Z。 那么征管档案的大类代码亦为Z。征收类、管理类、稽查类的属类分类号分别为z、g、j，完整的分类代码分别为ZZz、ZZ g、 ZZ j。
税务部门的税收征管工作一般由基层单位承担，那么税收征管档案便直接在基层征管单位产生，也就是说税收管理部门即税务主管机关是不直接产生征管档案的，但税务主管机关肩负着全辖征管档案的监督检查和指导考核的职责。如果税务的基层单位是一个完整的立档单位，则自然成为一个全宗在自行管理自我产生的征管档案的同时，接受上级税务机关对档案工作的领导及档案行政部门的业务指导。同时，该全宗档案应该按规定向地方档案馆移交。这就会出现两种不常见现象：一种是税务基层业务档案直接移交地方档案馆，则不直接产生征管档案的税务机关的档案室不存在具体征管档案类别，只存在管理性业务档案；另一种现象是各税务基层征管单位因为职能不同，负责征收工作的征管单位只存在征管档案征收类，负责管理工作的征管单位只存在征管档案管理类，负责稽查工作的征管单位只存在征管档案稽查类。单个基层征管单位不存在系统的征管档案。这些征管档案各类只有在移交档案馆后才组成征管档案体系。
如果税务的基层单位不是一个完整的立档单位，不能成为一个全宗，则产生的专业档案需要向税务机关综合档案室移交。这种从产生档案到移交归档的工作我们姑且称之为归档工作，归档后档案在档案室的工作我们姑且称之为档案管理工作。那么，我们说不是完整立档单位的基层税务单位只存在归档工作，不存在档案管理工作。它们的归档工作同样接受税务机关的监督检查和指导考核，但不再接受档案行政管理部门的业务指导。这样又会出现两个重大问题：一是税务主管机关档案工作的责任面过宽，如何指导和管理全辖内基层征管单位档案工作成为挑战；二是全辖内征管业务档案体系如何建立，如何科学合理的设定征管档案的分类代码。
和财政、工商、法院等部门的基层单位一样，税务部门的基层单位也经常面临机构改革。从档案管理的角度也可以看出一点改革的两难之处及一些似乎难以逾越的障碍。计划经济时期存在几十年的基层税务所大多改成了分局或科室。撤并了的所或分局的全宗档案应全部完整的向地方档案部门移交以还原和记录那段历史的完整和真实。则税务部门的机关综合档案室在所和分局时期的征管档案形成空白（有一些特定企业征管档案，但缺普通一般纳税人征管档案）。则税务部门管理征管档案的历史和手段存在着不连续和不完整性。
基层税务单位改革，从档案层面上讲，基层税务单位从立档单位的所、分局改成非立档单位的科室、大厅、组队之后，基层税务单位的档案管理工作收归税务主管机关统一管理，由税务主管机关统一指导、监督、检查、考核各基层单位的档案归档工作。各基层单位归档工作结束后，统一向主管机关移交档案，则所有类别征管档案集中到主管机关综合档案室，机关综合档案室开始亲自管理基层单位产生的征管档案，这些不同征管职能，不同科室、厅队，不同管理片区，不同纳税行业的不同类别征管档案如何形成科学合理的征管档案体系呢？
首先，确定全宗名。所有基层单位为非立档单位，不再具有单独全宗名，产生档案的案卷封面及各种装具需填写全宗处全部统一使用主管机关即接受所移交档案机关的全宗名称。
其次，确定大类。征收单位产生的征管档案定为征收类，管理单位产生的定为管理类，稽查单位产生的定为稽查类。
最后，分别对待不同类别的征管档案。
有的征管档案（特别是征收类征管档案，涉及到许多票据和账簿）形态类似如会计档案，有些单位将其按会计档案类型归档，这是错误的，不能因为其类似如会计档案就将其视为会计档案。这种档案由征管岗位产生，应为征管档案。
1、征收类征管档案。 征收类征管档案有其临时性和短期性，短期性和临时性的征收类档案因为保管期限不长可直接存放在征收单位（可设立机关档案室的分库房）。汇总性征收类档案需移交，填写类名和分类号（ZZz）。如果有两家以上征收单位产生征收类档案，则不填案卷号，只填写归档号，案卷号由所有征收类档案移交到机关档案室，按归档号排列后统一填写。存放在征收单位的短期性和临时性的征收类档案，因其由不同岗位产生，可分出不同类别：有发票管理类F（分报表b、账簿z、凭证p、其它q4属类），税收会计类K（也分报表、账簿、凭证、其它4属类）和征管资料类Z（分审批类s和其它q类）。这些档案因其不移交，可设置多项分类号。如税费征收第一大厅，可在机关档案室征收类总分类号（ZZz）下设置科室代码（1DT、也称丘号），再行设置其它类别和属类的分类代码。可形成临时性不移交征收类档案分类方案：
ⅩⅩ局办税服务一厅征管档案分类示意图
局综合档案室专业档案征管档案征收类ZZz 办税一大厅1DT 税收会计 K 发票管理 F 征管资料 Z 报 表 类 Fb 账 簿 类 Fz 凭 证 类 Fp 其 他 类 Fq 报 表 类 Kb 账 簿 类 Kz 凭 证 类 Kp 其 他 类 Kq 审 批 类 Zs 其 他 类 Zq
所有征收单位临时性不移交档案都可参照此分类号设置方案整理征管档案。此方案还具备一定的兼容度，各属类档案的增减不影响整个征管档案体系，并且具有很好的操作性，可以极大的方便基层兼职档案人员的整理和归档工作。
2、管理类征管档案。 管理类征管档案相应稍复杂，因为基层的税收管理单位往往既分行业又分片区来进行辖内的纳税人管理。
对于管理类征管档案的分类号设置有两种办法，第一种办法是不分行业和片区，进行混排。也就是各归档单位（如行业管理单位基建税费管理科、饮食税费管理科、行政事业单位税费管理科、特种行业税费管理科或城北、城南税费管理科等）不编案卷号，只编归档号，汇集到机关档案室后按机构顺序混排，编统一案卷号。此方法优点是只需一本案卷目录，按一个顺序排架，节省柜架空间。缺点是，查阅时量大，不便于一个行业或一个片区的集中查找或综合利用。
第二种办法是设置属类，即在机关档案室管理类总分类号（ZZg）下设置科室代码,如城北税费管理科（bK）、城南税费管理科（nK）、基建税费管理科（jjK）、饮食税费管理科（ysK）等，各管理单位编制档号时在总分类号后接科室代码，然后自行编制案卷号。此方法优点是条理分明、各管理单位档案一目了然。缺点一是使常规档号构成从3项变成了4项，如饮食税费管理科某案卷档号为“全宗号+ 总分类号ZZg+科号ysK+某案卷号”。二是需编分类目录，即每一行业或片区管理类档案都需编单独目录，并且需分类单独排架，既造成头绪过多，也不利于节约柜架资源。
3、稽查类征管档案。 稽查类征管档案因为其一案一卷而相对简单。需要注意的是，因税务违法案件的标底和影响的大小，稽查案卷的保管期限不同，具体的保管期限确定由税务主管机关把握。反映在档案管理上就是一个分期管理的问题。此外，如果有两个以上从事税务稽查工作的基层单位，则如征收类档案一样，只编归档号，不编案卷号。汇总到机关档案室后统一编制。
有的税务稽查部门具独立法人，可成为立档单位独立管档，则不存在以上与征管档案合并建立体系的问题。
参考文献：1、《中国档案分类法》
2、《档案分类标引规则》国标GB/T 15418-94
3、《企业档案工作规范》（DA/T 42-2009）