浅谈如何做好通信企业档案的开发与利用
信息来源：麻城市电信公司 王莉 发布时间：2015-09-10作者：
通信企业档案管理工作，目前为止形成了包括实物档案在内的党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、电信产品类、科学技术研究类、声像档案类、电子档案类、干部职工档案类等门类档案，这些档案资料在企业发展建设中起着查考凭证、参考依据、科学研究、宣传教育的重要作用。档案工作的根本目的就是开发档案信息资源，服务经济建设。而要充分发挥通信企业库存档案信息资源的作用，就必须从以下几个方面做好工作。
一、增强档案工作人员的服务意识与水平
档案工作是一项服务性工作，档案人员的服务意识与水平的高低决定着档案开发利用工作程度好坏，只有通过积极优质的服务，把死材料变成活材料，才能使档案工作变被动为主动，这就要求档案人员：（1）要具有良好的职业道德，热爱档案事业，树立无私奉献、全心全意为人民服务的精神，在工作中做到服务态度主动、热情、耐心、周到；在服务方式上，拓展多种形式，树立起主动服务的意识，改变过去“等、靠、要”的传统工作模式，打破过去“重藏轻用”、“看摊守摊”的陈旧管理方式，由封闭式管理向开放式管理转变，由被动管理向主动管理转变，充分发挥档案的信息资源功能，把档案工作同企业的社会效益和经济效益密切联系起来，在主动服务、跟踪服务和开发利用上狠下工夫，不断提高档案工作效益，而只有通过提高效益，也才能进一步得到企业的重视，才能提高档案工作在企业各项工作中的地位。（2）要具备良好的职业素质，即知识素质和能力素质。随着企业各项工作的不断发展，对档案利用的要求也越来越高，这就要求企业档案工作人员除精通掌握档案管理专业知识外，还必须掌握通信相关业务知识、科技档案（如科研成果档案、设备档案、基建档案、产品档案）及专门档案（如会计档案、教学档案、审计档案、声像档案等）方面的知识，根据不同的利用需求，有针对性地提供档案。同时，要具备从事本职工作的语言文字能力、信息开发能力、运用现代科技手段的能力和创新能力等，主动开发档案信息资源，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著等，为档案利用提供更广泛、集中、系统的服务。
二、要不断加强通信企业档案基础业务建设
在整个档案业务工作中，利用工作是目的，是主导工作，但利用工作必须建立在良好的基础工作之上。应该在重视利用工作的同时，狠抓基础工作，以利用工作促进基础工作，以基础工作保障利用工作，做到相互结合，共同发展。通信企业做好档案基础业务工作有以下几个方面。
1、完善档案工作管理体制，形成档案管理网络体系。成立档案工作领导小组及保密、鉴定销毁领导小组，各部门科室明确兼职人员，为档案材料收集、整理、鉴定等工作环节奠定人力基础。
2、建立健全档案管理各项规章制度。档案工作是一项集管理性、服务性、政治性、科学性、文化性等性质于一体的工作，档案工作的基本原则就是“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。因此，通信企业要在贯彻落实《档案法》的同时，结合企业实际情况，建立健全本单位档案管理的各项规章制度，使档案管理有法可依、有章可循，实现档案管理规范化。例如，我公司结合实际情况，先后制订了《关于加强档案管理工作的规定》、《各种档案保管期限》，建立了《档案立卷、归档制度》、《档案保密、保管、查阅、鉴定销毁、统计制度》、《秘密文件管理、公文管理制度》、《文书、科技、会计、审计、音像档案规范管理制度》、《库房管理及计算机管理制度》等，为档案工作基础业务建设提供制度保障。
3、做好企业各门类档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计与检索工作。档案收集、整理、鉴定、保管和统计工作是档案管理的基础，直接决定和影响着档案的开发和利用。日常工作中要做到收集齐全、规范整理，科学保管和统计，才能确保档案材料在内容和载体上的齐全、完整和安全。
编制好方便实用的档案检索工具，把“藏”与“用”连接起来，是开发利用档案信息资源的重要工具。我公司从档案资料的存储至检索利用充分发挥现代化管理手段的作用，通过湖北电信管理信息网，实现全省档案信息资源共享，为档案信息资源利用者提供最方便最快捷的服务，从而使档案利用效益最大化。
综上所述，做好以上几个环节工作的良性衔接，才能形成库藏丰富，结构合理，有规可循，有目可查，管理科学，有效利用的良好局面，才能充分发挥档案工作的效益，服务企业，实现库存档案的价值，扩大档案工作的影响，发挥档案工作在通信建设与发展中的应有作用。
一、增强档案工作人员的服务意识与水平
档案工作是一项服务性工作，档案人员的服务意识与水平的高低决定着档案开发利用工作程度好坏，只有通过积极优质的服务，把死材料变成活材料，才能使档案工作变被动为主动，这就要求档案人员：（1）要具有良好的职业道德，热爱档案事业，树立无私奉献、全心全意为人民服务的精神，在工作中做到服务态度主动、热情、耐心、周到；在服务方式上，拓展多种形式，树立起主动服务的意识，改变过去“等、靠、要”的传统工作模式，打破过去“重藏轻用”、“看摊守摊”的陈旧管理方式，由封闭式管理向开放式管理转变，由被动管理向主动管理转变，充分发挥档案的信息资源功能，把档案工作同企业的社会效益和经济效益密切联系起来，在主动服务、跟踪服务和开发利用上狠下工夫，不断提高档案工作效益，而只有通过提高效益，也才能进一步得到企业的重视，才能提高档案工作在企业各项工作中的地位。（2）要具备良好的职业素质，即知识素质和能力素质。随着企业各项工作的不断发展，对档案利用的要求也越来越高，这就要求企业档案工作人员除精通掌握档案管理专业知识外，还必须掌握通信相关业务知识、科技档案（如科研成果档案、设备档案、基建档案、产品档案）及专门档案（如会计档案、教学档案、审计档案、声像档案等）方面的知识，根据不同的利用需求，有针对性地提供档案。同时，要具备从事本职工作的语言文字能力、信息开发能力、运用现代科技手段的能力和创新能力等，主动开发档案信息资源，在研究档案内容的基础上，编写参考资料、汇编档案文件、参与编史修志、撰写论文专著等，为档案利用提供更广泛、集中、系统的服务。
二、要不断加强通信企业档案基础业务建设
在整个档案业务工作中，利用工作是目的，是主导工作，但利用工作必须建立在良好的基础工作之上。应该在重视利用工作的同时，狠抓基础工作，以利用工作促进基础工作，以基础工作保障利用工作，做到相互结合，共同发展。通信企业做好档案基础业务工作有以下几个方面。
1、完善档案工作管理体制，形成档案管理网络体系。成立档案工作领导小组及保密、鉴定销毁领导小组，各部门科室明确兼职人员，为档案材料收集、整理、鉴定等工作环节奠定人力基础。
2、建立健全档案管理各项规章制度。档案工作是一项集管理性、服务性、政治性、科学性、文化性等性质于一体的工作，档案工作的基本原则就是“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用”。因此，通信企业要在贯彻落实《档案法》的同时，结合企业实际情况，建立健全本单位档案管理的各项规章制度，使档案管理有法可依、有章可循，实现档案管理规范化。例如，我公司结合实际情况，先后制订了《关于加强档案管理工作的规定》、《各种档案保管期限》，建立了《档案立卷、归档制度》、《档案保密、保管、查阅、鉴定销毁、统计制度》、《秘密文件管理、公文管理制度》、《文书、科技、会计、审计、音像档案规范管理制度》、《库房管理及计算机管理制度》等，为档案工作基础业务建设提供制度保障。
3、做好企业各门类档案资料的收集、整理、鉴定、保管、统计与检索工作。档案收集、整理、鉴定、保管和统计工作是档案管理的基础，直接决定和影响着档案的开发和利用。日常工作中要做到收集齐全、规范整理，科学保管和统计，才能确保档案材料在内容和载体上的齐全、完整和安全。
编制好方便实用的档案检索工具，把“藏”与“用”连接起来，是开发利用档案信息资源的重要工具。我公司从档案资料的存储至检索利用充分发挥现代化管理手段的作用，通过湖北电信管理信息网，实现全省档案信息资源共享，为档案信息资源利用者提供最方便最快捷的服务，从而使档案利用效益最大化。
综上所述，做好以上几个环节工作的良性衔接，才能形成库藏丰富，结构合理，有规可循，有目可查，管理科学，有效利用的良好局面，才能充分发挥档案工作的效益，服务企业，实现库存档案的价值，扩大档案工作的影响，发挥档案工作在通信建设与发展中的应有作用。