浅谈农业科技档案的开发与利用
信息来源：黄冈市农业科学院 余少英 发布时间：2015-09-25作者：
农业科技档案是指在农、林、牧、渔各业生产技术活动中形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式和载体的科研文件材料，是农业科研技术研究活动的真实记录，是从事农业科技研究、生产、技术开发的重要依据，具有专业性、多样性、利用价值比较高的特点。它包括种子档案、作物栽培档案、植物保护档案、林业档案、畜牧档案、水产档案、农业生态环境和农业区域档案等。农业科技档案是农业科技信息资源重要的储备形式，收集、整理、鉴定和保管好农业科技档案，充分发掘农业科技档案信息资源在农业生产中的作用，对于搞好农业产业调整，加快农业科技创新的步伐，全面推动农村经济的发展,具有重要的历史和现实意义。现就当前要如何搞好农业科技档案的开发与利用工作，浅谈3点看法。
1、正视问题，深化思想认识
长期以来，广大农业科技工作者和农民群众在科学研究和生产实践活动中，创造和总结了极为丰富的农业技术和生产经验，积累和保存了大量的农业科研方面的档案文献资料。但是，在如何及时、有效、安全地开发利用农业科技档案方面仍然比较滞后，并面临一些实际问题，突出表现在3个方面：
1.1思想认识不足。许多农业科研和管理机构的有关人员存在着3种思想认识方面的不足：一是存在着注重收藏、忽视应用的思想；二是存在着注重建设、忽视服务的思想；三是存在着注重科研、忽视推广的思想。由于思想认识上的不足，往往是某项科研课题一旦完成，其成果档案随即进入档案柜而束之高阁。结果，就导致了大量的科研成果被长期积压，而得不到有效的开发利用。能够能解决实际问题、创造实际价值的科研成果就更少。此外，还有部分农业科技人员的档案意识薄弱，信息安全与知识产权的保护意识不够强，对档案的价值和作用认识不足，不注意科技项目档案的保存和归档，导致一些科技项目档案资料不齐全，少数地方还出现了泄密和侵权行为。
1.2标准化程度低。由于尚缺乏（至少是不够完善）统一的分类、著录、标引、检索标准和计算机网络规划，导致农业科技档案的管理和开发利用还处于各自为政的探索状态，且发展极不平衡。有些农业科研单位虽根据自身的现有条件，进行了档案资源网络平台建设，但规模小而且互不兼容，标准化程度低，难以组织起区域性系统间的科研档案信息网络服务。还有更多的农业科研单位在科研档案信息网络服务方面尚未破题，工作上还是一片空白。与此同时，档案管理人员在农业科技档案的收集、鉴定、分类、编目、归档等工作中也存在着一些管理不规范的现象，从而影响了农业科研文件材料的质量和完整性。
1.3服务水平不高。目前，多数农业科研单位在农业科技档案的信息服务的方式上都比较单一，一般都是传统的坐等别人上门的服务方式。有人来查阅就提供档案，无人来查阅就存放库房，缺乏主动服务的意识。由于开发利用手段和方法比较落后，科技档案信息资源的开发多数还仅仅停留在利用计算机进行简单编目，信息采集大多为手工进行。档案编研方面的工作进行得也很少，尤其是对有些已经鉴定验收的科技成果档案，未及时进行基础数据统计、编制成果简介等相关信息的采集，不利于科技成果的推广转化。
2、夯实基础，强化管理措施
2.1规范档案管理制度。首先，要逐步建立和健全一整套规范、统一的项目着录标准及规范的归档、立卷标准，这是搞好农业科技档案的开发利用、实现信息资源共享的基础和关键；其次，要建立和健全农业科技档案管理人员的工作岗位责任制，进一步明确农业科技档案管理人员对农业科技文件材料的收集、整理工作所应当承担的责任，并规定档案管理人员必须按照上级有关部门制定和颁布的统一标准，及时对农业科技档案进行科学分类、著录、标引、检索，以提高利用效率；第三，在落实前两项工作的基础上，农业管理部门和相关科研单位应根据《档案法》、《科学技术档案工作条例》等有关法律法规，逐步建立和完善一套农业科技档案管理制度体系，使农业科技档案的管理、维护与开发利用工作走上科学化、制度化的轨道，从而确保农业科技档案的真实性、完整性、系统性、安全性，为农业科技档案的开发利用创造条件。
2.2提高工作人员素质。第一，要进一步提高农业科技人员和档案管理人员的档案意识和对档案信息资源开发利用的重要性的认识，科研人员重视科研文件材料的归档、保证归档材料的质量是科研管理的重要内容，也是科研人员应尽的义务。第二，要根据不同情况，有的放矢地分别农业科技档案的收集、整理、鉴定、保管、统计程序，农业科技档案的形成、积累、归档业务，以及农业科技档案的开发利用等方面的内容，对农业科技档案管理人员进一步进行业务培训或业务指导；第三，要创造条件，使农业科技档案管理人员逐步熟悉农业生产的各个环节、农业科学研究的基本过程与程序，充分了解本单位科学研究与推广活动的种类、范围、程序、进度、规律以及各职能部门的具体职责，掌握收集对象的形成、运转情况，以使其能够抓住关键阶段和重要环节，做好科技档案的收集工作。
2.3端正业务指导思想。农业科技档案工作者必须适应形势发展的需要，进一步端正服务态度，树立信息观念、效益观念。要努力克服过去那种只重视馆藏而轻视利用的习惯性思维，改变仅仅为上门借阅或复制者提供服务的传统的工作方式，积极围绕农业科技档案的开发利用探索新的服务形式。要主动深入生产和科研活动的第一线，及时了解农业科学研究、技术推广和农业生产对农业科技档案信息资源的实际需求，并结合农业生产和科学研究的特点，配合科技成果转化、示范推广、科技下乡等活动，通过组织或参与科技咨询、科普讲座、信息交流、陈列展览等以科技交流和成果转化为目的的信息咨询服务和宣传推广活动，及时开发农业科技档案信息，以最大程度地满足农业生产对农业科技信息的需要。同时，还要积极引导农业科研人员转变思想观念，坚持科技与经济结合的原则，积极主动地利用农业科技档案促进科技成果的转化，以进一步提高现有科技成果推广转化的力度。
2.4强化信息安全和知识产权保护意识。要组织有关人员进一步学习《著作权法》、《专利法》、《保密法》和《科学技术保密条例》等法律法规，正确认识和处理在市场经济条件下，农业科技档案开发利用工作中的宣传推介与保密维权的关系，积极探索并采取有效措施，在确保农业科技档案信息管理系统运行安全可靠、严守农业科技档案中涉及的国家机密、维护科研成果的知识产权和国家利益不受侵害的前提下，进行农业科技档案信息的交流和科技成果的推广，实现农业科技信息资源共享。应认真把握和甄别涉密档案的保密内容、期限和范围，根据农业发展的阶段性差异及对科技信息需求层次的差异，适时将涉密部分和解密部分的科技成果资料分门别类予以甄别整理，以便使后者能及时广泛运用于农业生产，转化为现实生产力。
3、拓展工作领域，优化开发利用
3.1建立和完善信息网络系统。计算机网络技术的不断发展，使得信息的传递空前的方便、快捷，给农业科技档案信息资源的开发利用提供了最佳的技术手段和实现途径。要因势利导，进一步发挥网络作用，建立和完善农业科技信息网络系统，同时加强农业信息技术的研究与应用，逐步发展“数字农业”，通过科技档案信息资源共享推动农业信息化，以农业信息化带动农业现代化。一是要做好共享网络和资源建设的规划设计。应在专门机构的统一领导管理下，遵循一定的标准法规，本着统一规划、统一开发、分工建设、共建共享的原则，有计划、有步骤地推动农业科技档案资源共享的进程，使科技成果最大程度的实现公开和共享；二是科研成果及时上网公布。要组织农业档案部门将采集、加工整理的农业科技信息通过各级农业信息网络系统、各类农业信息服务平台、信息服务站或同行业区域性的信息网络系统及时有效地进行传播，并提供有特色的农业科研档案电子化网上服务；三是要建立农业科技档案信息开发利用反馈制度。要通过收集、整理、分析各种利用效果的反馈信息，总结经验，及时调整开发策略，使开发利用形式和内容更加适应现代农业发展的需要。
3.2建立和完善农业科技档案数据库。由于广大农业科技人员的辛勤工作，全国每年有大量的农业科技成果产生并通过评审、鉴定。但是，这些科技成果经过鉴定后，往往并未迅速服务于农业生产，而是进入农业科研机构或管理部门的资料室作为档案保存了起来，转化利用率比较低。要改变这个局面，科技档案工作者就必须关注并围绕事关民生的重大课题，围绕农业、农村、农民对信息需求多样化的实际，加强对信息的采集和整理，开展对档案信息的深度加工和专题编研等公益性开发利用工作。在此基础上，有选择地建立科技基础数据库、科技成果数据库、农产品质量安全标准数据库等一批直接服务农业发展的各具特色的重要专题档案数据库，并依据一定的规范、标准、发布方式向一线科研人员，尤其是广大农民展示最新农业科技成果，以促进农业科技成果与推广应用、生产的联姻。
3.3编制和完善农业科技档案参考工具。编制好农业科技档案参考工具，是农业科技档案开发利用工作的一项重要内容，是为开发利用档案信息资源创造条件的基础性工作。因此，必须重视并进一步完善农业科技档案检索工具的编制，包括档案总目录、分类目录、综合目录(全引目录)、专题目录或卡片、作者目录等，以方便农业科技工作者的查询检索。与此同时，农业科技档案管理人员还应定期将档案材料收集、整理、分类、组卷、编目、上架，并进行提炼、总结。然后在研究的基础上，将分散的原始材料，按照一定的题目和形式进行整理、选择、考证，形成比较系统的档案资料汇编。农业科技档案参考工具的编制工作是较高形式的提供利用手段，这项工作做好了，将会提高农业科技档案的利用率、查找率，提高利用工作的效率，使得农业科技档案实现最有效利用。
3.4编辑和完善农业科技档案参考资料。档案文献的加工是科技档管理人员的重要职责，是挖掘档案信息资源的需要。档案文献的加工工作做好了，可以保护档案原始价值，减少档案破损，是永久保存档案的有效措施。档案管理人员应根据科技档案的具体情况和客观需要，对农业科技档案的原始资料和数据进行归纳、综合计算、分析、研究加工，把分散的原始信息加工汇编成系统的、实用的编研成果，如科技成果简介、基础数据统计、专题汇编、科技图册、大事记、组织沿革、单位年鉴等。这是农业科技档案的开发利用工作发展到一定阶段所必然产生的工作内容。这项工作是开发利用的实际需要，是科技档案利用工作的一项重要内容。